Un conto sospeso è una designazione speciale all’interno di un processo contabile utilizzato come classificazione temporanea per gli esborsi o gli incassi che richiedono un’ulteriore analisi prima di effettuare un’assegnazione permanente all’interno dei registri. Conti di questo tipo svolgono una funzione utile, in quanto sono spesso utilizzati come mezzo per contabilizzare le transazioni che mancano di informazioni sufficienti per classificarle correttamente. La presenza del conto consente di ricercare la natura di ogni transazione e chiarire eventuali problemi che impediscono la registrazione dell’elemento nella posizione appropriata all’interno dei libri contabili. Le aziende di tutte le dimensioni normalmente includono un conto sospeso all’interno del loro schema contabile, assicurando così che le transazioni monetarie con qualche problema correlato siano risolte in modo tempestivo e non vadano perse nei processi generali di contabilità.
Un uso comune di un conto sospeso è un luogo in cui parcheggiare temporaneamente le entrate dubbie. Le ricevute di questo tipo possono riportare un numero di conto non valido, rendendo difficile la registrazione delle ricevute nella voce corretta, ad esempio una fattura. Una ricevuta con questo tipo di problema rimarrà nell’account sospeso fino a quando la discrepanza non sarà risolta e l’articolo non verrà spostato dall’account e nella sezione corretta dei record.
Alcune aziende utilizzano un conto provvisorio come mezzo per contabilizzare temporaneamente gli esborsi che devono essere addebitati a un reparto, ma dove vi è una certa divergenza di opinioni su quale reparto dovrebbe assorbire il costo dell’esborso. Mentre vengono prese le decisioni su come addebitare l’esborso, l’articolo rimane nel conto e viene rimosso solo se si decide quale reparto o dipartimenti assorbiranno la spesa. Nelle situazioni in cui si decide che la spesa è correlata alla funzione complessiva dell’impresa, l’esborso può essere trasferito e addebitato al fondo generale della società.
L’idea del conto sospeso si ritrova anche con le banche senza filiali, o BB. Ad esempio, se un cliente invia il pagamento tramite bonifico elettronico alla banca di un fornitore, i fondi vengono depositati in un conto sospeso fino a quando non vengono effettivamente depositati sul conto bancario del fornitore. Ciò consente di contabilizzare correttamente la transazione nel periodo intermedio. Come bonus per la banca ricevente, il saldo del bonifico matura interessi per il breve tempo in cui rimane sul conto.
In tutte le sue applicazioni, la funzione principale del conto provvisorio è quella di assicurarsi che le registrazioni contabili siano conservate in modo accurato e che nessuna transazione venga trascurata nel processo di registrazione. Quando si verifica un problema con una transazione, o la transazione è in corso di esecuzione, il conto funziona come un’area di detenzione temporanea fino a quando la questione non può essere completamente risolta. Una volta che la transazione è pronta per essere completata, l’elemento viene trasferito dal conto e nel punto di risoluzione legittimo all’interno delle registrazioni contabili.
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