Una nota contabile è un’informazione aggiunta a un rendiconto finanziario per chiarire o ampliarlo a beneficio di un lettore. Le note contabili possono essere formattate e presentate in diversi modi. La maggior parte dei software di contabilità ha un sistema per l’immissione di note contabili e le persone possono anche inserire note in libri mastri e altri record che vengono mantenuti a mano. Se sono presenti note contabili, è importante rivederle durante l’esame delle registrazioni contabili in quanto possono fornire informazioni importanti.
Il formato di base per la tenuta dei registri contabili è abbastanza rigido. Questo può creare situazioni in cui ci sono le informazioni necessarie ma non un posto conveniente dove metterle. In questi casi, viene utilizzata una nota contabile per fornire le informazioni in modo comprensibile dai lettori. Queste note vengono presentate insieme al resto dell’account in modo che possano essere prese in considerazione dalle persone che esaminano l’account.
Le note contabili possono fornire informazioni contestualizzanti che facilitano la comprensione delle scritture contabili. Può spiegare o espandere un’informazione in modo che il lettore capisca perché è inclusa e come il contabile è arrivato a un determinato numero. Può anche fornire informazioni sui cambiamenti nei termini che potrebbero influenzare una registrazione contabile. Quando si creano registrazioni contabili, le persone decidono se le informazioni aggiuntive sono rilevanti o importanti e possono scegliere di aggiungere una nota contabile per comunicare tali informazioni secondo necessità.
Un altro uso di una nota contabile può essere in un sistema contabile utilizzato da una grande azienda in cui molte persone diverse hanno accesso ai registri e devono essere in grado di comunicare informazioni. Le note possono essere utilizzate per tenere traccia dell’interazione con clienti o aziende specifici e per fornire informazioni di base che potrebbero essere utili per le persone in altri reparti. Ad esempio, il record di un cliente potrebbe includere una nota contabile in cui si afferma che il cliente sta lavorando a un piano di pagamento per essere aggiornato o che una parte del conto di un cliente è stata cancellata e non è più considerata in sospeso.
A volte una voce contabile è contrassegnata da un piccolo numero in apice che corrisponde a una nota a piè di pagina che si trova in fondo o alla fine del rapporto. In altri casi, le note contabili possono essere inserite nella stessa riga della registrazione per renderle più leggibili. Le note contabili possono anche fornire un utile contesto storico; gli storici ottengono molto di più dai libri mastri contabili annotati rispetto ai documenti contabili concisi.
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