Il ciclo contabile è una serie di passaggi che sono sempre seguiti nella buona pratica contabile. I passaggi coprono l’intero processo dalla prima raccolta di dati sulle transazioni fino al momento in cui i conti sono completati. Il ciclo contabile avviene quindi una volta per ogni periodo di rendicontazione, ovvero l’intervallo con cui vengono prodotti i conti. La durata del periodo di rendicontazione potrebbe variare da una settimana per una grande impresa a un anno per un lavoratore autonomo con poche transazioni. Il ciclo contabile si applica più direttamente alla contabilità manuale, nota come contabilità, sebbene i principi generali siano coperti da metodi contabili computerizzati.
Il numero di passaggi del ciclo contabile dipende da come è suddiviso. In questa spiegazione ci sono nove passaggi. Il primo passo è raccogliere i dati per le transazioni, come il registro della cassa in un negozio o il libro paga dei dipendenti. Questi sono spesso assegnati in categorie determinate dal sistema contabile dell’azienda. Le categorie potrebbero coprire diversi negozi o diversi tipi di prodotto, ad esempio.
Il secondo passaggio è la journalizzazione, che consiste semplicemente nell’aggiungere i dati a un record in esecuzione, generalmente noto come giornale generale o libro della voce originale. Il terzo passaggio prevede la somma delle cifre per l’intero periodo di rendicontazione in quello che è noto come libro mastro generale. Il quarto passo consiste nel produrre ciò che è noto come un bilancio di prova non aggiustato. Questo è semplicemente un controllo che il totale di tutti i saldi a credito come entrate e attività sia uguale al totale di tutti i saldi a debito come spese e passività. Se i totali non sono uguali, è segno che è stato commesso un errore nel processo e necessita di essere identificato e corretto.
Il quinto passaggio consiste nel prendere nota di eventuali rettifiche di fine periodo, che includono entrate o spese che sono state guadagnate o sostenute, ma non ancora registrate. Il passaggio sei è il bilancio di verifica rettificato, che ripete il processo dal passaggio quattro ma include le rettifiche di fine periodo. Ancora una volta, i saldi a credito dovrebbero essere uguali ai saldi a debito.
Il settimo passaggio consiste nel preparare i rendiconti finanziari utilizzando le cifre che sono state confermate nel sesto passaggio. Il passaggio otto consiste nell’aggiungere la cifra complessiva del profitto o della perdita alle attività registrate della società, ad esempio come aggiunta al suo saldo di cassa. Ciò significa che il denaro delle transazioni durante il periodo di riferimento è completamente “contabilizzato” e non compare nelle cifre per le transazioni nel periodo successivo. Questo processo è noto come chiusura dei conti. Il passaggio nove consiste nel verificare che le modifiche apportate al saldo del passaggio otto siano corrette.
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