Le spese per il personale sono i costi sostenuti da un’impresa nell’assumere lavoratori, inclusi i compensi corrisposti ai dipendenti, più tutte le tasse e gli altri costi di lavoro per i quali il datore di lavoro è responsabile. Negli Stati Uniti, queste spese consistono generalmente nella retribuzione lorda del dipendente, più la quota del datore di lavoro delle tasse Medicare e FICA (Social Security), altre tasse federali o statali legali e i costi di qualsiasi altra indennità accessoria fornita in relazione all’impiego con il impresa.
Le spese salariali e quelle per il personale, quindi, non sono la stessa cosa. Il libro paga di un datore di lavoro è l’importo lordo della retribuzione pagata a tutti i dipendenti, ma le spese per il personale negli Stati Uniti sono generalmente più alte di almeno il 10% – 15%, a causa dell’inclusione delle imposte sui salari e di altre indennità accessorie legali, come l’assicurazione contro la disoccupazione assicurazione invalidità. Le franchigie statutarie sono conteggiate come spese del personale solo quando sono pagate dal datore di lavoro e non detratte dalla retribuzione del dipendente.
I benefici marginali come i premi dell’assicurazione sanitaria e sulla vita sono giustamente considerati parte delle spese del personale perché sono forniti esclusivamente in funzione dell’occupazione. L’attrezzatura necessaria per eseguire il lavoro, tuttavia, non è considerata questo tipo di spesa perché è un elemento necessario per svolgere il lavoro. Un meccanico, ad esempio, ha bisogno di strumenti e dispositivi di sicurezza, ma non di un’assicurazione sanitaria o sulla vita, per svolgere il suo lavoro. Benefici marginali come l’assicurazione sanitaria o sulla vita o il rimborso delle tasse scolastiche sono generalmente forniti da molti datori di lavoro a tutti i dipendenti a tempo pieno come parte del pacchetto di compensazione totale e il costo per il datore di lavoro di tali incentivi è opportunamente classificato come spesa per il personale.
Queste spese sono di solito una delle più grandi categorie di spese che un’impresa dovrà sostenere, il che rende imperativo che siano adeguatamente classificate in modo che il datore di lavoro abbia sempre un’idea precisa del costo effettivo dell’assunzione delle persone. Il raggruppamento di queste spese in un bilancio fornisce inoltre alla direzione un’idea precisa di quale percentuale delle spese dell’impresa è correlata all’occupazione e di come ciò influisca sulla redditività.
Le spese per il personale che sono state sostenute ma non ancora pagate sono chiamate spese per il personale maturate e sono riportate come passività. Ci sono due componenti principali di questa figura. Il primo è il congedo retribuito che i dipendenti hanno accumulato ma non ancora utilizzato, che è una responsabilità che il datore di lavoro deve soddisfare in futuro. Il secondo è l’importo del compenso guadagnato ma non ancora pagato, ad esempio quando la fine del periodo di rendicontazione finanziaria rientra in un periodo di retribuzione o la retribuzione per un periodo che rientra nel periodo di rendicontazione non viene corrisposta fino a un certo punto dopo.
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