“Off the book” è un termine che viene spesso utilizzato per descrivere i pagamenti offerti ma non registrati nei registri finanziari di un’azienda. Nella maggior parte delle nazioni, le leggi fiscali consentono questo tipo di pagamento in una gamma molto limitata di situazioni, con molti di quei casi consentiti che hanno a che fare con la prestazione a breve termine di servizi che sono inferiori a un certo importo e quindi non soggetti a ritenuta . Il termine stesso è talvolta associato a un tentativo di pagare in contanti servizi che per legge dovrebbero essere registrati nei registri contabili di una società e soggetti a ritenuta d’acconto e rendicontazione.
In termini di situazioni che consentono legalmente pagamenti non contabili, leggi fiscali specifiche prevedono alcune eccezioni alla ritenuta, spesso classificando i pagamenti come qualcosa di diverso dal salario. Ad esempio, il lavoro occasionale che comporta una retribuzione inferiore a un determinato importo e per non più di un determinato periodo di tempo potrebbe non essere soggetto a trattenute e spesso può essere legalmente pagato da un conto di piccola cassa piuttosto che da un conto del libro paga. Le mance che sono inferiori a un determinato importo ogni mese a volte non devono essere riportate come entrate e sono considerate fuori dai libri contabili.
Di tanto in tanto, i datori di lavoro possono offrire ai potenziali dipendenti l’opportunità di lavorare in nero, spesso accettando di pagare il dipendente in contanti. Sebbene sul front-end questo possa sembrare allettante, accettare questo tipo di accordo di pagamento può portare a una serie di problemi. Poiché i salari non vengono riportati come reddito e non vengono tassati, tali salari non vengono accreditati in alcun sistema pensionistico nazionale o previdenziale gestito da un governo federale. Ciò avrà probabilmente un effetto negativo sull’importo dei benefici ricevuti durante gli anni di pensionamento.
Essere pagati sui libri significa anche che il dipendente non gode di nessuno dei benefici offerti agli altri dipendenti che vengono compensati sui libri. Non è possibile partecipare a un programma di assicurazione di gruppo. Le ferie e i giorni personali non vengono accumulati ed è altamente improbabile ricevere un’indennità di lutto quando una persona cara muore. Se il dipendente subisce un infortunio sul lavoro, la copertura della retribuzione di qualsiasi operaio disponibile per altri dipendenti non verrebbe estesa.
Forse il pericolo maggiore di essere pagati dai libri arriva quando le autorità fiscali vengono a conoscenza dell’attività illegale. Anche se il datore di lavoro non trattiene le tasse, il dipendente rimane responsabile del monitoraggio e della comunicazione di tutti i redditi alle agenzie fiscali competenti. La mancata osservanza di questa precauzione può comportare l’applicazione di multe e sanzioni alle imposte arretrate dovute, sequestro di proprietà per estinguere il debito fiscale e, eventualmente, anche una pena detentiva. Per questo motivo, accettare di lavorare in nero per un lungo periodo di tempo è raramente una mossa saggia e potrebbe portare a molte difficoltà in seguito.
È importante notare che lavorare fuori dai libri contabili non è la stessa cosa che lavorare come appaltatore indipendente. Un imprenditore indipendente non è classificato come dipendente, ma come fornitore di servizi specifici. Le aziende segnalano regolarmente i pagamenti agli appaltatori indipendenti alle agenzie fiscali e tali appaltatori sono responsabili del calcolo e del pagamento delle tasse su qualsiasi pagamento ricevuto nell’ambito di questo tipo di accordo.
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