Quando si tratta di scegliere un server di posta open source, ogni servizio sarà in grado di gestire le funzioni di base di invio e ricezione di email; gli aspetti importanti che utenti e amministratori cercano sono le funzionalità extra. La maggior parte dei programmi server di posta open source sono realizzati con funzionalità per aziende o persone impegnate che hanno bisogno di organizzazione. Ciò significa che gli utenti dovrebbero cercare server di posta con rubriche, calendari e strumenti di pianificazione. Un’altra funzione importante è poter inviare messaggi istantanei ad altri utenti, perché questo può essere più veloce di una conversazione e-mail. La sicurezza è necessaria, quindi dovrebbe essere richiesta la crittografia e la capacità di bloccare lo spam aiuterà a mantenere vuota la casella di posta per le e-mail importanti.
Oltre a inviare e ricevere e-mail, i server di posta elettronica dispongono di strumenti che consentono agli utenti di organizzare le proprie comunicazioni e la propria vita quotidiana. Per aiutare in questo, un server di posta open source dovrebbe essere dotato di una rubrica, in modo che gli utenti possano aggiungere e organizzare i contatti e un calendario per pianificare gli eventi quotidiani. Strumenti di pianificazione più specifici che consentono agli utenti di pianificare le proprie giornate fino all’ora saranno utili anche per rimanere organizzati.
L’invio di un’e-mail con un server di posta open source è un modo rapido per comunicare con qualcuno, ma non è veloce come la messaggistica istantanea. Ciò consente a due utenti che sono entrambi online di comunicare come in una conversazione, il che facilita la comunicazione meglio di un’e-mail. I server di posta elettronica con funzionalità di messaggistica istantanea aiuteranno a comunicazioni ancora più veloci.
Se un indirizzo e-mail viene compromesso o se uno spammer invia e-mail a indirizzi e-mail casuali, è possibile che l’amministratore riceva una marea di e-mail di spam o e-mail con virus. Ciò significa che la posta in arrivo sarà piena di e-mail inutili che occupano inutilmente memoria e c’è la possibilità che l’amministratore apra accidentalmente un’e-mail dannosa. Per evitare che ciò accada, il server di posta open source dovrebbe essere dotato di blocchi antispam, in modo che l’amministratore possa bloccare e-mail e mittenti specifici.
La protezione dallo spam è utile, ma anche proteggere l’indirizzo e-mail da hacker o spionaggio è una priorità. Per mantenere il server sicuro, molti server di posta elettronica crittografano i messaggi e tutte le interazioni con il server, rendendo difficile l’ingresso di forze esterne nel server. Il server di posta elettronica dovrebbe avere almeno i protocolli di crittografia di base, altrimenti sarà facile per gli hacker intrufolarsi nell’indirizzo e-mail o spiare le conversazioni basate su e-mail.