Il software di e-discovery è solitamente confezionato e commercializzato contenente diversi tipi di ausili per la scoperta elettronica, tutti destinati a rendere la preparazione del contenzioso più veloce, più economica e più gestibile. I servizi di e-discovery includono l’organizzazione e l’estrazione di dati rilevanti da e-mail, fogli di lavoro aziendali, documenti elaborati in testi e informazioni archiviate su audio e video. Gli strumenti di e-discovery trovano applicazione a qualsiasi tipo di informazione archiviata elettronicamente (ESI).
Nel contenzioso, la scoperta è il processo mediante il quale le parti avversarie si scambiano documenti e informazioni rilevanti per la controversia. E-discovery si occupa specificamente degli scambi ESI tra le parti in causa. Con le numerose nuove tecnologie dell’informazione, l’e-discovery è diventato il proprio campo giuridico. Il regolamento interno federale contiene disposizioni specifiche per lo svolgimento dell’e-discovery.
Il contenzioso complesso e su larga scala richiede tempo e denaro. Importanti servizi di e-discovery comportano l’organizzazione e il recupero delle sole informazioni rilevanti da talvolta milioni di pagine di documenti. Il software di supporto per controversie in materia di e-discovery può rimuovere i dati che non rientrano negli intervalli di tempo rilevanti per la causa. Ciò elimina le informazioni duplicate, risparmiando su quelli che sono spesso enormi costi di copia. Il software di e-discovery può anche eseguire un’analisi costi-benefici della preparazione e della copia di tutti i dati rilevanti contenuti nel discovery.
Con qualsiasi documento ESI, incluse le e-mail, il software di e-discovery può organizzare ESI per tipo. Può anche tenere traccia della cronologia del documento, comprese eventuali azioni eseguite sul documento, e identificare la persona che ha gestito, modificato o eliminato un documento entro un periodo specifico. I servizi di e-discovery includono l’isolamento di documenti scritti a mano e file che potrebbero dover essere esaminati a mano. Sono anche utilizzati per creare grafici da utilizzare come mostre durante il processo. ESI in lingua straniera può essere isolato e tradotto.
I servizi per la scoperta elettronica includono anche il monitoraggio delle “parole chiave” legali in ESI e la ricerca di modelli ricorrenti di dati legalmente rilevanti. Questi servizi aiutano gli avvocati che si occupano di un caso a identificare importanti questioni legali e sviluppare una strategia per la presentazione delle prove. I servizi includono anche programmi in grado di isolare i nomi delle persone che erano i principali custodi dei documenti durante i periodi legalmente rilevanti. Questo può aiutare gli avvocati a preparare un elenco di testimoni e a decidere l’ordine in cui devono testimoniare.
I servizi di e-discovery sono disponibili per ESI interni per proteggere i documenti potenzialmente rilevabili. Sono utilizzati per salvaguardare documenti legali sensibili come contratti, verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione, informazioni sui clienti e registri del personale. Questo tipo di servizio consente di evitare di archiviare informazioni sensibili più a lungo del necessario e riduce il rischio di perdita o esposizione di documenti importanti. Gli usi interni includono anche il monitoraggio della conformità alle politiche aziendali e ai regolamenti governativi per evitare controversie.