Un amministratore delle sovvenzioni ha il compito di appropriarsi delle sovvenzioni all’interno di un’organizzazione o società. L’amministratore elabora i documenti e le domande, distribuisce le sovvenzioni e garantisce che i soldi vengano spesi secondo i termini stabiliti. Si occuperà spesso di cinque o più clienti alla volta, tenendo traccia dei dettagli e distribuendo i fondi appropriati per ognuno. La maggior parte dei budget con cui gli amministratori lavorano con ciascun cliente sono compresi tra i due e i cinque milioni di dollari USA.
Per lavorare in questo campo, non esiste un insieme specifico di corsi da seguire, sebbene sia richiesta una laurea. Si raccomanda di studiare un campo relativo alla ricerca perché è l’area in cui la maggior parte dei clienti desidera sovvenzioni. Dopo aver ricevuto una laurea, diventa certificato nella gestione delle sovvenzioni. Seminari sono offerti da gruppi come la National Grants Management Association (NGMA) e gli amministratori delle sovvenzioni hanno la possibilità di prendere una delle tre diverse tracce all’interno della gestione delle sovvenzioni: traccia federale, traccia pass-through o traccia dei destinatari.
Un amministratore di sovvenzione che lavora nella pista federale in genere ha un lavoro governativo; gestisce le sovvenzioni erogate dal governo. La traccia pass-through è un aspetto della gestione delle sovvenzioni in cui l’amministratore lavora a stretto contatto con il destinatario della sovvenzione, istruendoli e istruendoli sul processo e sulle responsabilità relative all’ottenimento di una sovvenzione. Nella traccia del destinatario, concedi ai lavori dell’amministratore di concentrarsi sull’aiutare chi ha bisogno di sovvenzioni a farne richiesta. Una volta completata la certificazione, è possibile ottenere un lavoro nell’amministrazione delle sovvenzioni. Una volta che ha iniziato a esercitarsi, si suggerisce vivamente che l’amministratore tenga 16 giorni di corsi di formazione all’anno per tenere il passo con i cambiamenti nel campo e nuovi processi e procedure per l’amministrazione delle sovvenzioni.
Il ruolo fondamentale degli amministratori delle sovvenzioni è quello di elaborare e preparare le domande di sovvenzione. Ciò comporta la revisione dei budget dei clienti, la fornitura di assistenza ai clienti, l’ottenimento dei documenti necessari e le autorizzazioni prima che la sovvenzione possa essere rilasciata, l’inserimento dei dati nel sistema dell’organizzazione per tenere traccia delle sovvenzioni distribuite, l’assemblaggio di tutti i documenti completati e firmati e la trasmissione di questi documenti al personale adeguato. Un secondo dovere è l’amministrazione del progetto. Ciò comporta la spiegazione dei termini della sovvenzione, la garanzia che le procedure di follow-up siano gestite correttamente, la registrazione di date e pagamenti critici, la creazione e la gestione degli ordini di acquisto e il monitoraggio dei pagamenti. Durante la fase finale, il pagamento, l’amministratore della sovvenzione cerca i rapporti finanziari necessari dal cliente, verifica i registri di pagamento, studia i rapporti finanziari, rivede le fatture e registra le entrate.