Gli addetti alla reception della scuola sono professionisti che supportano gli amministratori in un ambiente educativo completando una vasta gamma di compiti d’ufficio e fornendo un servizio clienti. Queste persone devono essere estroverse e possedere forti capacità comunicative scritte e verbali oltre ad avere diplomi di scuola superiore o certificazioni equivalenti. Una persona che lavora come receptionist scolastica ha il dovere di soddisfare le esigenze del pubblico e di gestire i documenti scritti della propria organizzazione. È anche responsabile dell’uso appropriato delle tecnologie per ufficio e del mantenimento delle pratiche delle corporazioni scolastiche.
Il compito principale di un receptionist della scuola è quello di rispondere alle esigenze dei membri del pubblico. Ad esempio, lui o lei fornisce informazioni ai genitori o agli studenti che visitano l’ufficio della scuola e li indirizzano al personale o ai luoghi appropriati, se necessario. Questo tipo di persona risponde anche alle chiamate telefoniche, trasferendo i chiamanti ad altri dipendenti o funzionari come richiesto. Di conseguenza, lui o lei deve avere forti capacità di servizio clienti e utilizzare regolarmente l’etichetta del telefono corretta. A volte potrebbe essere necessario organizzare i compiti da mandare a casa a studenti assenti o tenere traccia delle chiamate di assenza da parte di studenti e genitori.
Tenere traccia delle scartoffie di un’istituzione costituisce un altro compito importante in una posizione lavorativa in questo campo. Una persona interessata a diventare un receptionist della scuola deve essere organizzata per ottenere dati, conservare i registri scolastici e distribuire la posta ai dipendenti dell’ufficio in modo rapido e preciso. Potrebbe anche essere responsabile dell’archiviazione dei piani di lezione degli insegnanti e della conservazione delle registrazioni delle assenze dei membri della facoltà oltre ad altre registrazioni.
Qualcuno che lavora in questa area di carriera deve inoltre utilizzare le tecnologie per l’ufficio. Lui o lei dovrebbe sapere come far funzionare le apparecchiature per ufficio come fax o fotocopiatrici, nonché utilizzare il software di assistenza e il software di elaborazione testi per redigere la corrispondenza e le relazioni per i dirigenti scolastici. Per questo motivo, un receptionist della scuola deve avere solide capacità di battitura.
Rimanere aggiornati sulle politiche di un distretto scolastico è necessario quando si lavora in questo settore. Un professionista in questo settore professionale deve tenersi al passo con le norme di salute e sicurezza del proprio stabilimento per garantire che lavori in sicurezza e mantenga la sicurezza di altri studenti e ospiti. Mantenere la propria conoscenza delle tecnologie aziendali e delle tecniche per completare le attività come l’archiviazione il più attuale possibile è inoltre necessario per una persona che lavora come receptionist scolastica. Lui o lei deve essere in grado di formare nuovi dipendenti anche su eventuali nuovi protocolli e procedure.