A menudo, puede ser difícil reconocer que se está produciendo una malversación, ya que el robo de los empleados a menudo lo llevan a cabo las personas más confiables de una organización. El malversador puede llegar temprano al trabajo y quedarse hasta tarde, exhibiendo el mismo tipo de comportamiento que cualquier empleado modelo. Algunas señales de que se está produciendo una malversación son libros inexactos o sospechosos, cuentas mal equilibradas y pérdidas excesivas o desechos. Un malversador a menudo puede ser reconocido por su comportamiento errático o cambios en su estilo de vida, ya que muchas personas tienen dificultades para lidiar con la culpa de robarle a un empleador.
La malversación no implica necesariamente el robo directo de efectivo, aunque a veces lo hace. Las formas comunes de robo por parte de los empleados incluyen la apropiación indebida de suministros comerciales o de oficina, o la marca inapropiada de buenas existencias como desperdicios o mermas. El uso inadecuado de una tarjeta de crédito de la empresa es otra forma común de malversación de fondos, especialmente si nadie hace un seguimiento de los cargos. También se pueden utilizar la doble facturación y otros trucos contables. La malversación solo está limitada por la creatividad del ladrón, y siempre se están ideando nuevas formas de robar a un empleador.
Puede ser necesario un ojo cuidadoso y la capacidad de alejarse emocionalmente de la situación para determinar que alguien en quien confía está robando de su negocio. Los estafadores a menudo son muy confiables en la empresa u organización, lo que les da acceso al dinero y al mismo tiempo los aleja de las sospechas. Sin embargo, muchos malversadores son ladrones por primera vez, por lo que a menudo cometen errores o se comportan de manera errática. Si un empleado insiste repentinamente en llevarse su trabajo a casa o ha realizado cambios abruptos en su estilo de vida, es posible que algo esté mal. Muchos malversadores gastan el dinero en lugar de ahorrarlo, por lo que compras repentinas e inexplicables pueden indicar que se está cometiendo malversación.
La mayoría de las empresas aceptan una cierta cantidad de pérdidas, aunque los niveles excesivos o los cambios repentinos a menudo indican que un empleado puede estar robando. Si hay un aumento repentino en la merma o una escasez inexplicable de existencias, es posible que desee realizar verificaciones al azar o hacer que otra persona verifique el trabajo de los empleados que podrían ser responsables. Esto también se puede aplicar a libros que están mal equilibrados, estados financieros mal organizados o pagos que parecen estar duplicados. Acusar a alguien de malversación sin pruebas puede ser desastroso, por lo que los signos como estos generalmente deben investigarse con cuidado.
También hay una variedad de formas de detener o prevenir la malversación, ya sea que sospeche que está ocurriendo o no. Cambiar las listas de tareas o los proyectos puede disuadir a un ladrón de actuar, ya que sabrá que alguien podría darse cuenta de su plan. Las auditorías sorpresa también pueden ser efectivas tanto para descubrir robos como para prevenir futuras malversaciones. Si un ladrón potencial sabe que su trabajo podría ser auditado en cualquier momento, es posible que no siga adelante con sus planes de malversación de fondos.