En la industria de la calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC), el servicio de los equipos suele estar precedido por la emisión de contratos de servicio de HVAC. El propósito principal de esto es definir los términos del servicio, así como la duración del servicio, el costo y lo que se debe hacer, y cada paquete de contratos es único para cada tipo de servicio. Estos contratos de servicio incluyen contratos de cobertura total, mano de obra completa, mantenimiento preventivo, inspección y contratos de uso final.
El tipo más extenso de contratos de servicio de HVAC es el contrato de servicio de cobertura total. Por lo general, se incluyen la mano de obra, las piezas, los materiales, el mantenimiento preventivo y el servicio de emergencia. La cobertura de reparación y reemplazo puede estar incluida o estar disponible para comprar como parte de este contrato, que coloca la responsabilidad total de todo el equipo de HVAC en el contratista. Éstas son la forma más cara de contratos de servicio de HVAC, pero pueden ser más rentables a largo plazo. En ocasiones, los contratistas pueden rescindirlos antes de tiempo si prevén un aumento de los costos de los equipos.
A diferencia de un contrato de cobertura total, un contrato de servicio de mano de obra completa no cubre la instalación de piezas, que normalmente incluye elementos como enfriadores, calderas y compresores de aire. En cambio, su cobertura se centra en las reparaciones, el reemplazo y el mantenimiento de HVAC. Los propietarios de grandes edificios, que pueden permitirse ese tipo de equipos de los fabricantes, suelen ser los únicos que se benefician de este acuerdo.
Un contrato de mantenimiento preventivo incluye operaciones de rutina programadas, como reemplazo de correas y filtros, limpieza de bobinas, lubricación de motores y pintura para evitar la corrosión. Estos tipos de contratos de servicio de HVAC son menos costosos al principio, pero pueden ser más costosos a largo plazo. Con frecuencia, se puede adquirir un contrato de servicio de inspección sobre una base anual e incluye un número específico de inspecciones. Las tareas realizadas en virtud de este contrato suelen ser más sencillas y los costos de materiales pueden estar incluidos o no.
Una forma más nueva de contratos de servicios de HVAC es la contratación de resultados finales. Esto se basa en la aprobación del propietario de los resultados finales, como su nivel de comodidad, que impulsa un cronograma de pago del contrato en función de si se han cumplido los objetivos predeterminados. El riesgo lo asume completamente el contratista externo.
Todos estos contratos de servicio de HVAC cubren las responsabilidades de cada parte, salarios, costos de materiales y cómo resolver disputas dentro de un documento integral. También se deben cubrir el equipo, las tareas, los procedimientos, los informes y las descripciones únicas sobre el trabajo específico a realizar. Cada contrato también describe los procedimientos y detalla las responsabilidades del contratista y el propietario. Independientemente del contrato que se especifique, puede haber varios contratos implementados para las mismas partes en un momento dado.