Un registro de almacenamiento es un conjunto de datos que están interrelacionados. Las computadoras mantienen y vinculan información en un registro de almacenamiento que se puede recuperar cuando un usuario o un programa desea ubicar todo lo relacionado con un índice de registro u objeto. Los sistemas de administración de bases de datos a menudo usan registros de almacenamiento para clasificar y organizar la información que generalmente se ingresa en los campos.
Los usuarios pueden definir un registro de almacenamiento en una base de datos vinculando las entradas a un índice u objeto común. Por ejemplo, campos separados como un número de teléfono y una dirección se pueden vincular a un nombre individual, que es el índice del registro. Muchas bases de datos permiten un sistema de clasificación más elaborado, que puede agrupar numerosas entradas bajo un objeto. Los sistemas de administración de bases de datos son una forma conveniente de poder extraer instantáneamente toda la información asociada con un solo registro.
La tecnología informática móvil utiliza registros de almacenamiento cuando los usuarios crean libretas de direcciones o grupos de enlaces de Internet. En estos registros, las direcciones de correo electrónico, los números de teléfono y otra información personal están asociados con un nombre. Las funciones de marcación rápida son otra forma de registro de almacenamiento, ya que los nombres o números de teléfono están asociados con un solo número de teclado.
Las búsquedas también se pueden realizar en un sistema de administración de bases de datos para obtener un registro de almacenamiento si contiene información relacionada con una palabra clave o relación definida por el usuario. Por ejemplo, si un usuario desea ubicar todas las transacciones de ventas dentro de un cierto rango de fechas, el sistema de administración de bases de datos buscará todos los registros que contengan las fechas especificadas en el rango. A medida que los usuarios encuentran nuevas asociaciones, pueden crear un nuevo registro de almacenamiento para vincular campos de datos separados.
Las aplicaciones de software extraen datos que se almacenan en un disco duro o en una base de datos del servidor y muestran la información de acuerdo con conjuntos predefinidos. Por ejemplo, un registro extraído con el nombre de un estudiante puede contener su número de identificación (ID), cursos inscritos y calificaciones obtenidas. La información contenida en el registro de almacenamiento se ingresa en diferentes campos en el programa de base de datos. Los campos separados aparecen como un registro cuando se usa el nombre del estudiante como palabra clave de búsqueda, ya que todos los campos están vinculados a su nombre.
Se pueden almacenar varios registros de almacenamiento en archivos. Por ejemplo, un archivo puede contener los registros de todos los estudiantes inscritos en un curso o escuela en particular. Cada listado de estudiantes sigue siendo un registro de almacenamiento separado dentro del archivo. Además, cada registro contiene los mismos campos y tipo de información. Por ejemplo, en un archivo de curso, cada registro de estudiante puede incluir la identificación del estudiante, el número de curso y la calificación obtenida.