Prevenire la violenza sul luogo di lavoro di solito comporta diversi passaggi distinti, che spesso si trovano in una politica scritta. Innanzitutto, evitare situazioni pericolose dipende in gran parte dalla capacità di educare la forza lavoro a riconoscere i fattori di rischio e i segnali di allarme di potenziale violenza. Dopo l’istruzione, i restanti elementi di tale politica includono in genere prevenzione, risposta e follow-up. Ogni luogo di lavoro disporrà di un sistema unico per gestirlo, ma molte organizzazioni e imprese seguono strutture simili per affrontare la violenza sul luogo di lavoro.
L’istruzione è spesso considerata il primo passo per prevenire la violenza sul luogo di lavoro. Le tecniche possono variare dalle conversazioni informali tra colleghi ai programmi di formazione formale. I dirigenti e i supervisori spesso istruiscono se stessi e i loro dipendenti sul significato della violenza sul luogo di lavoro, nonché sul loro potenziale nelle loro posizioni particolari. Se esiste un team di risposta alle emergenze, di solito richiede anche una formazione specializzata. La violenza sul luogo di lavoro può avere molte definizioni. Può essere un atto violento o una minaccia di danno fisico, molestie, intimidazioni o altri comportamenti minacciosi. Può anche includere minacce verbali o scritte e, in alcuni luoghi, azioni dirompenti, come imprecare e diffondere voci, sono considerate violenza sul luogo di lavoro.
Le persone che lavorano in determinati campi o luoghi tendono ad affrontare un rischio maggiore di subire violenze sul posto di lavoro. Alcuni esempi includono persone che lavorano a stretto contatto con il pubblico, come operatori sanitari o impiegati dei servizi sociali. Inoltre, anche le persone che gestiscono denaro possono affrontare situazioni violente. Tuttavia, la violenza sul luogo di lavoro può verificarsi ovunque, ed è spesso difficile prevedere se un estraneo o anche un collega intraprenderà un comportamento violento nel suo luogo di lavoro.
Il prossimo passo generalmente va oltre l’educazione generale e si concentra sulla prevenzione. Molte politiche sul posto di lavoro descrivono la prevenzione della violenza come sensibilizzazione e formazione specifica per valutare le minacce e identificare situazioni potenzialmente violente. Due strumenti utili per prevenire la violenza sul luogo di lavoro sono una politica scritta che afferma esplicitamente quali tipi di comportamento sono inaccettabili, nonché lo screening pre-assunzione dei candidati al lavoro. A seconda dei fattori di rischio di una particolare organizzazione per la violenza, potrebbe anche essere in atto un piano di emergenza. Molte aziende hanno anche programmi – come la risoluzione alternativa delle controversie (ADR) o un programma di assistenza dei dipendenti – che possono aiutare a scoraggiare la violenza sul luogo di lavoro.
Se la violenza sul luogo di lavoro non può essere prevenuta e si verifica un incidente, la risposta è in genere il passaggio successivo. Alcuni datori di lavoro hanno squadre di pronto intervento che sono state appositamente formate per affrontare situazioni violente. Questo gruppo può determinare, ad esempio, se è necessaria un’evacuazione, oppure prendere qualsiasi misura delineata nel piano dell’organizzazione.
Il follow-up è di solito l’ultimo passo per prevenire la violenza sul luogo di lavoro. Le autorità di vigilanza generalmente valutano se la situazione è stata gestita in modo appropriato. Quindi possono creare relazioni ufficiali e modificare le politiche e le procedure sul posto di lavoro, se necessario. Se si verifica un incidente traumatico, i manager possono lavorare direttamente con i propri dipendenti o richiedere assistenza esterna per il debriefing e la consulenza del personale. Molti esperti di risorse umane concordano sul fatto che disporre di un piano scritto di prevenzione della violenza sul luogo di lavoro chiarisca ruoli e doveri in caso di incidente. Ciò può portare i dipendenti a sentirsi più sicuri e più sicuri sul posto di lavoro.