Os procedimentos de caixa para pequenas despesas são estabelecidos por empresas ou outras organizações para lidar com pequenas quantias de dinheiro. Chamado de fundo de caixa, esse dinheiro é usado para fazer pequenas compras em vez de passar um cheque ou usar um cartão de crédito da empresa. A empresa designará um custodiante cujo trabalho é garantir que todo o dinheiro seja contabilizado por meio de um recibo ou outra documentação apropriada.
Normalmente inferior a $ 250 dólares americanos, um fundo de caixa permite o uso de dinheiro para pequenas compras ou reembolsos sem o complicado processo de emitir um cheque. Um fundo de caixa também pode substituir a necessidade de emissão de cartões de crédito da empresa para várias pessoas que fazem pequenas compras. Isso, por sua vez, reduz a responsabilidade da empresa.
Se um fundo de caixa ainda não foi estabelecido, procedimentos de caixa para pequenas despesas devem ser estabelecidos para garantir que todo o dinheiro seja devidamente rastreado e monitorado. Às vezes, são feitas compras regulares e de rotina que ficam abaixo de um determinado valor em dólares e, portanto, tornam ineficiente preencher um cheque para reembolso. Nesse caso, deve-se procurar um gerente ou controlador de uma empresa para estabelecer um fundo de maneio.
Se já existe um fundo de caixa para pequenas despesas, é essencial ter os procedimentos de caixa para pequenas despesas corretos para rastrear o dinheiro. Isso ocorre de duas formas: reembolso ou pagamento antecipado. O reembolso ocorre quando uma compra já foi realizada e uma pessoa apresenta um recibo ou outra documentação para ser reembolsado pelo dinheiro gasto. Um pagamento adiantado ocorre quando o dinheiro é desembolsado para uma compra ainda não realizada. Nesse caso, um voucher ou outra documentação deve ser inserida no fundo de caixa no momento do desembolso. Este voucher mostrará quem desembolsou o dinheiro e quem recebeu o dinheiro, junto com a data, o propósito e outras informações relevantes. O voucher permanece no fundo de maneio até que o recibo seja devolvido ao custodiante.
O custodiante do fundo de caixa para pequenas despesas é geralmente estabelecido nos procedimentos de caixa para pequenas despesas. Normalmente, é uma determinada posição, como gerente de escritório, que é atribuída à função. O custodiante é então responsável por todo o fundo de caixa para pequenas despesas. A qualquer momento, o valor do fundo de maneio mais os vouchers deve ser igual ao valor original total do fundo.
Os procedimentos detalhados do fundo de maneio são essenciais para rastrear o dinheiro dentro do fundo de maneio. Isso ocorre porque, sempre que houver dinheiro, há um potencial para abuso. Um fundo de maneio deve ser monitorado frequentemente por um supervisor para detectar quaisquer discrepâncias ou problemas potenciais.