Os sistemas de contabilidade usam uma série de livros e diários para registrar e classificar as várias transações nas quais uma empresa está envolvida. Os lançamentos contábeis representam as transações nesses livros, com os contadores normalmente os rotulando como lançamentos contábeis manuais. Os vários tipos de entradas do razão incluem aquelas em livros auxiliares e diários. Cada uma dessas duas categorias tem livros diferentes que contêm transações específicas para referência mais fácil em um momento posterior. A contabilidade de partidas dobradas requer um débito e um crédito para cada entrada.
A contabilidade clássica tem dois requisitos que os contadores devem sempre seguir ao registrar as transações comerciais nos livros contábeis. Primeiro, um débito e um crédito devem estar em cada entrada para equilibrar a equação contábil. Em segundo lugar, os lançamentos contábeis sempre devem resultar em ativos que equivalem a reivindicações contra esses ativos, sejam as reivindicações feitas por partes interessadas externas ou pelo proprietário. Cada livro auxiliar e diário deve seguir essas regras; caso contrário, os livros contábeis ficarão desequilibrados. Além disso, podem ocorrer erros nos livros devido a lançamentos desequilibrados nas várias contas contábeis.
O livro-razão geral geralmente carrega o apelido de livro de lançamento original. Isso significa que os números agregados de outros livros auxiliares e diários acumulam no razão geral. Portanto, todas as entradas do razão que afetam livros auxiliares e diários também afetam o razão geral. Por exemplo, livros auxiliares comuns incluem contas a pagar, contas a receber, folha de pagamento e outros. Cada um desses livros auxiliares tem seu próprio grupo de entradas do livro-razão, que carregam nomes que representam os livros auxiliares nos quais são registrados.
Os diários são livros cronológicos de entrada em um sistema de contabilidade. Esses periódicos têm um uso um tanto limitado; eles apenas retêm transações relacionadas a vendas, compras e recebimentos de caixa, junto com desembolsos de caixa e lançamentos gerais. Resumindo, todas as entradas do razão se enquadram em um desses diários. Por exemplo, a compra de estoque resulta em um débito no diário de compras e um crédito no diário de desembolsos de caixa. Outras entradas vão para os diários de maneira semelhante, mantendo o equilíbrio dos livros da empresa.
Os contadores podem registrar entradas do razão ao longo do mês nos respectivos diários para cada transação. Isso garante que os livros estejam sempre atualizados e que nenhuma transação deixe de ser registrada nos diários. Os diferentes tipos de lançamentos contábeis manuais não importam – vendas, compras, recebimentos em dinheiro ou desembolsos – desde que sejam precisos e válidos para os livros contábeis.