Um relatório do razão geral é um documento que contém uma conta detalhada de todas as transações feitas por uma empresa em um período específico. No passado, esse livro-razão costumava ser escrito à mão, embora esses livros-razão tenham sido amplamente substituídos por relatórios computadorizados que processam todas as informações díspares de forma muito mais concisa e conveniente. É importante que um relatório do razão geral contenha todas as informações financeiras pertinentes que uma empresa acumulou, como receitas, despesas, ativos, passivos e participações acionárias. A maioria das páginas ou planilhas do razão são divididas ao meio para mostrar como o equilíbrio é alcançado entre as adições positivas e negativas à conta comercial.
Para uma grande empresa, manter um registro de todas as negociações feitas durante um longo período de tempo pode ser extremamente difícil. No entanto, isso deve ser feito para fornecer à empresa uma contabilidade precisa e para garantir que sua contabilidade seja mantida atualizada. Sendo esse o caso, os contadores de negócios usam programas de computador que pegam tudo o que uma empresa faz no curso de seus negócios e o transformam em um relatório geral.
É importante que um relatório do razão geral tenha acesso a todas as transações feitas por uma empresa. Isso significa que os registros de várias contas ou faturas devem ser incluídos em algum lugar do relatório. A partir dessas transações básicas, grupos maiores, como balanços e demonstração de lucros e perdas, podem ser derivados. Esses subgrupos maiores, então, se aglutinarão em um único relatório que mostra o aspecto mais pertinente dos negócios de uma empresa.
Tal detalhe permite que uma empresa consulte o relatório do razão geral se houver alguma inconsistência ou confusão em termos de finanças. Simplesmente acessando a área necessária do razão e rastreando a conta pertinente, os contadores podem obter todas as informações necessárias para explicar a discrepância. Por esse motivo, é fundamental que o relatório não deixe nenhuma informação descoberta.
Cada um dos componentes do relatório do razão geral deve ser dividido ao meio para mostrar os débitos e créditos dessa conta específica. Por exemplo, o balanço patrimonial teria ativos listados como créditos e passivos listados como débitos. As receitas e despesas seriam divididas da mesma forma na demonstração de lucros e perdas. Isso permite que todas as informações sejam equilibradas, o que é uma etapa necessária no processo de contabilidade. Além de sua utilidade para a contabilidade, o relatório do razão também pode ser empregado como uma ferramenta analítica por gerentes que procuram maneiras de melhorar seus negócios.