A reconciliação de contas a receber é um tipo de tarefa de contabilidade que exige a comparação cuidadosa da documentação impressa relacionada às transações de contas a receber com os lançamentos realmente feitos nos registros contábeis. Essa abordagem ajuda a identificar quaisquer discrepâncias que possam estar presentes e a corrigi-las como parte de uma reconciliação geral dos registros contábeis. A frequência com que este tipo de atividade ocorre varia de um negócio para outro, mas geralmente é realizado em uma base mensal ou, pelo menos, trimestralmente.
Como qualquer tipo de conciliação contábil, a conciliação de contas a receber tem o objetivo de localizar eventuais problemas que possam estar fazendo com que os dados constantes dos registros contábeis não sejam balanceados com outra documentação. Isso geralmente significa voltar a todos os documentos relevantes para as contas a receber para o período de tempo em consideração. Por exemplo, a reconciliação pode envolver a comparação de depósitos bancários ou contas a receber em datas específicas para garantir que o valor depositado é o mesmo que o valor lançado nas faturas do cliente. Ao mesmo tempo, o processo também exigirá que os pagamentos dessas faturas correspondam aos valores indicados na conta do cliente nas contas a receber.
Em muitos casos, uma reconciliação de contas a receber ajuda a identificar erros comuns que podem ocorrer ao lançar pagamentos recebidos de clientes ou até mesmo preparar depósitos bancários dessas contas a receber. Ao comparar a documentação de suporte de perto, é possível determinar se os números foram transpostos ou se um pagamento não foi lançado na fatura pendente correta. Muitos dos problemas identificados durante este tipo de reconciliação podem ser corrigidos com pouco esforço, resultando em contas a receber que são totalmente precisas e totalmente reconciliadas.
Optar por realizar uma reconciliação de contas a receber regularmente pode beneficiar muito a empresa, com algumas empresas optando por realizar uma reconciliação diária ou semanal. Mesmo no caso de uma pequena empresa, dedicar algum tempo para realizar a reconciliação a cada mês, aproximadamente, economizará muito tempo e recursos, além de possibilitar a identificação de quaisquer processos contábeis questionáveis que possam estar ocorrendo. Supondo que a reconciliação seja feita várias vezes a cada ano civil, geralmente é mais fácil observar quaisquer discrepâncias, pesquisá-las e, finalmente, reconciliá-las com relativamente poucos problemas. Realizar uma conciliação de contas a receber um pouco antes de uma auditoria costuma ser uma boa ideia, já que o processo significa livros sem erros, algo que ajudará a auditoria a ser simples e fácil de gerenciar.