Conosciuto anche come conteggio dei cicli, un inventario periodico è il processo di conduzione di un conteggio fisico di tutti gli articoli contenuti in un inventario a intervalli specifici durante l’anno fiscale o civile. L’idea alla base di questo tipo di attività è identificare eventuali problemi con l’inventario e apportare le correzioni necessarie per mantenere accurato il valore complessivo dell’inventario. Questo tipo di attività consente inoltre di determinare se gli attuali processi di emissione funzionano correttamente e se sono necessari cambiamenti nei processi di ordinazione al fine di mantenere le quantità adeguate di articoli specifici in magazzino.
Il processo di conduzione di un inventario periodico inizia con la valutazione del numero corrente di ciascun articolo che dovrebbe essere disponibile. Questo viene gestito confrontando l’importo elencato negli elenchi di inventario con ciò che è fisicamente presente nelle aree in cui l’inventario viene mantenuto. Se c’è una variazione nelle due figure, vengono fatte delle annotazioni sulla differenza. Ciò consente di correggere gli elenchi in modo da riflettere il conteggio fisico, un processo che viene generalmente definito riconciliazione dell’inventario.
Molte aziende utilizzano il metodo periodico di inventario come mezzo per conservare i record di inventario. Le aziende spesso interrompono il processo, quindi una parte dell’inventario complessivo viene fisicamente conteggiata ogni 6-8 settimane. Le aziende più grandi possono scegliere di condurre inventari mensili, a seconda della complessità dell’attività. Ad esempio, le aziende tessili spesso registrano le attrezzature e le parti mantenute in un inventario in quelli che sono noti come codici materiali; ogni sei settimane circa, viene selezionato un numero selezionato di codici materiale, che consente di contare fisicamente tutti i codici nel corso dell’anno. Insieme a questi conteggi periodici, viene anche condotto un inventario completo, normalmente alla fine dell’anno fiscale dell’azienda.
Mentre a volte viene utilizzato un approccio periodico di inventario al posto di mantenere registrazioni in tempo reale di entrate e uscite da un inventario, non è sempre così. Molte aziende mantengono registri costanti e utilizzano l’inventario periodico come mezzo per isolare gli errori che possono verificarsi, come l’incapacità di registrare un esborso dall’inventario. Conducendo il conteggio fisico su base regolare, è possibile identificare le differenze, eventualmente trovare l’origine del problema e apportare modifiche che impediranno il ripetersi di quelle stesse circostanze. Come ulteriore vantaggio, l’inventario periodico consente anche di calcolare accuratamente tutte le tasse che possono essere applicate al valore dell’inventario totale.