La gestione dell’inventario delle parti è un requisito per le aziende che vendono o producono materiali che gli individui o le aziende utilizzano per riparare altri articoli. Le officine di riparazione computer, i negozi di automobili o i luoghi di riparazione, i negozi di attrezzature di produzione e molte altre aziende hanno bisogno di una gestione dell’inventario delle parti. I migliori consigli per questo processo sono la creazione di contenitori e ubicazioni per tutte le parti, separare le parti per tipo, implementare i conteggi dei cicli, utilizzare la tecnologia aziendale per tracciare le parti e istituire controlli interni.
La maggior parte delle aziende ha bisogno di ampi spazi per archiviare e gestire l’inventario delle parti. Inoltre, le parti di piccole dimensioni devono essere conservate in contenitori o altri tipi di stoccaggio per garantire che non cadano tra i rack di stoccaggio o si perdano. L’installazione di rack alti che consentono l’uso di contenitori è essenziale nella gestione dell’inventario delle parti. Le aziende necessitano anche di un sistema che utilizza numeri o lettere per posizionare con precisione e in seguito individuare singole parti. L’utilizzo di questa impostazione consente inoltre alle aziende di separare l’inventario delle parti per tipo. Ad esempio, un negozio di ricambi per autoveicoli può posizionare tutte le pompe dell’acqua in determinate sezioni degli scaffali. Ciò consente una rapida identificazione delle parti e può essere più facile per i lavoratori ricordare dove vanno le singole parti quando si riforniscono le scorte.
I conteggi dei cicli sono un’altra parte importante della gestione dell’inventario delle parti. La maggior parte delle aziende deve contare periodicamente il proprio inventario ai fini fiscali federali. Mentre alcune aziende possono utilizzare un conteggio annuale dell’inventario, altre potrebbero desiderare il conteggio dei cicli. Il conteggio dei cicli richiede ai dipendenti di rivedere una sezione specifica dei contenitori di archiviazione dell’inventario dell’azienda e di contare tutte le parti in base alle letture del computer. Ciò consente all’azienda di gestire l’inventario delle parti e garantire che abbia numeri precisi al momento dell’ordine di nuovo inventario. Questo processo di conteggio in genere consente a un’azienda di contare il proprio inventario più volte all’anno, soddisfacendo i requisiti annuali di conteggio delle scorte.
La tecnologia aziendale è un vantaggio per le aziende che necessitano di revisionare la gestione dell’inventario delle parti. Le aziende possono istituire un codice a barre elettronico sull’inventario che consente alle aziende di tracciare l’inventario elettronicamente. Utilizzando scanner portatili, l’azienda può incaricare i dipendenti di scansionare l’inventario per il conteggio periodico dell’inventario o ogni volta che i dipendenti vendono o spostano gli articoli. I programmi per computer consentono di tenere più facilmente le registrazioni e altre attività di gestione delle parti lontano dalle posizioni delle parti dell’azienda.
I controlli interni aiutano a prevenire l’uso improprio dell’inventario da parte dei dipendenti. Consentire a un dipendente di ordinare l’inventario, richiedere l’autorizzazione della gestione per ordini e movimenti di inventario, bloccare in modo sicuro l’inventario di alto valore e costanti riconciliazioni dell’inventario sono le procedure di controllo interno standard. Le aziende possono anche istituire controlli interni assumendo solo dipendenti affidabili. Ciò comporta lo svolgimento di controlli di base sui dipendenti e la promozione di individui con un record di comportamento accettabile.