La riconciliazione dell’inventario è un processo in cui un’azienda bilancia il proprio inventario fisico con le cifre dei suoi libri contabili. Sono disponibili due tipi di sistemi per riconciliare l’inventario. Le aziende possono utilizzare un sistema di inventario periodico o perpetuo per condurre questa attività. Come implicano i nomi, un sistema di inventario periodico richiede una riconciliazione dell’inventario in più volte all’anno, come ogni trimestre; il metodo perpetuo non ha questo requisito in quanto è sufficiente un inventario annuale. In ciascun sistema, è necessario un conteggio fisico dell’inventario per confrontare gli articoli effettivi con i rapporti contabili in modo che i contabili possano apportare le rettifiche necessarie.
In ciascun sistema di inventario, il processo inizia con le stesse fasi iniziali. Un individuo del reparto contabilità in genere esce e conta tutti gli articoli fisici elencati come inventario. Una copia dell’inventario del libro dal computer può aiutare a guidare il commercialista durante il conteggio dell’inventario fisico. Eventuali differenze tra l’inventario elencato nella stampa del computer e l’inventario effettivo richiedono un segno sul rapporto. Tutti gli inventari devono essere conteggiati prima dell’inizio del processo di riconciliazione.
Una volta completato il conteggio fisico, i contabili possono iniziare il processo di riconciliazione dell’inventario. Questo processo richiede al contabile di confrontare i suoi conteggi fisici con gli elementi elencati nel sistema contabile. Eventuali differenze e le risultanti differenze in dollari devono avere una chiara annotazione sul rapporto di riconciliazione. Il ragioniere deve trovare il motivo di queste differenze e rintracciare qualsiasi inventario ribelle. Ad esempio, l’inventario venduto ma non ancora registrato nel libro mastro contabile può comportare una differenza di inventario durante il processo di riconciliazione.
Lo scopo del processo di riconciliazione dell’inventario è duplice. In primo luogo, una società riporta dati più precisi sul proprio bilancio, sia in conto economico che in bilancio. I rendiconti e le relazioni contabili adeguati riflettono il vero valore dell’azienda e consentono alle parti interessate di esprimere giudizi migliori. In secondo luogo, un saldo dell’inventario accurato può impedire il pagamento di tasse in eccesso. Le agenzie governative possono addebitare le tasse sugli inventari invenduti alla fine di ogni anno; troppo inventario a fine anno aumenta queste tasse.
La riconciliazione delle scorte può aiutare un’azienda a dimostrare di avere controlli interni adeguati. Il furto, il deterioramento e l’inventario danneggiato possono aumentare significativamente i costi di un’azienda nel fare affari. Il mancato controllo adeguato dei costi associati all’inventario può rapidamente assorbire i profitti di un’azienda. Gli auditor guardano spesso ai controlli interni come parte del processo di revisione esterna di un’azienda. I principi contabili nazionali possono inoltre richiedere il rispetto delle procedure di riconciliazione dell’inventario per determinati tipi di società.