Esistono due tipi base di procedure di inventario, perpetue e periodiche, utilizzate per tenere traccia della quantità effettiva di prodotti che un’azienda ha a portata di mano. Scegliere una procedura che funzioni per un’azienda specifica è fondamentale poiché i conti di inventario per tutti i prodotti che potrebbero essere venduti. Questa può essere una delle maggiori spese per un’azienda e una delle più difficili da gestire.
Sono necessarie informazioni accurate e aggiornate sull’inventario per determinare il prezzo di vendita competitivo per i prodotti, anche per pianificare l’acquisto o la produzione di nuovi prodotti in sostituzione di quelli già venduti. I due tipi fondamentali di procedure possono essere fondamentali per la gestione di questo.
Le procedure di inventario di tipo perpetuo utilizzano spesso apparecchiature di scansione del punto vendita che consentono a un’azienda di registrare le transazioni in tempo reale. Le procedure di questo tipo di solito forniscono una registrazione altamente dettagliata di ogni vendita nel momento in cui ha luogo. Questa procedura è in grado di tenere traccia di migliaia di transazioni in un solo giorno di attività. Sebbene le procedure di inventario perpetuo richiedano generalmente un investimento iniziale maggiore, la maggiore efficienza che offre può spesso portare a maggiori profitti.
I dati aggiornati al minuto forniti dalle procedure di inventario perpetuo consentono ai gestori di monitorare i livelli di approvvigionamento del prodotto e ordinare ulteriori scorte, se necessario. Può anche aiutare le aziende al dettaglio a determinare quali prodotti vendono bene e quali articoli devono essere spostati offrendo un prezzo ridotto o una vendita. Un’azienda che utilizza questa procedura deve inoltre effettuare un conteggio fisico periodico dei propri prodotti al fine di rivelare le perdite dovute al furto.
Le procedure di inventario di tipo periodico di solito comportano un certo tipo di conteggio fisico completo dei prodotti disponibili a intervalli regolari, che possono essere mensili, trimestrali o annuali. In questo tipo di procedura, il numero totale di prodotti che un’azienda ha nel suo inventario viene fisicamente conteggiato alla fine di ciascun periodo contabile. Tutti i prodotti acquistati durante il periodo successivo vengono aggiunti a questo totale. Un altro conteggio viene quindi effettuato alla fine di ogni periodo successivo e detratto dal totale finale del periodo precedente.
Il volume di prodotti che un’azienda vende ogni anno in genere determina la frequenza di queste procedure periodiche di inventario. Poiché questo tipo di inventario può essere un evento che richiede tempo e risorse, molte aziende assumono servizi di inventario per fornire il lavoro e l’automazione necessari per contare l’inventario e ridurre i tempi di spegnimento. È inoltre disponibile un software di controllo dell’inventario per accelerare il processo.