Il flusso di inventario rappresenta il sistema utilizzato dalle aziende per spostare i prodotti di consumo o le materie prime all’interno dell’azienda. Produttori, ristoranti, negozi al dettaglio, centri di distribuzione e negozi di alimentari sono solo alcuni esempi di aziende che hanno un flusso di inventario. Queste aziende spesso sviluppano una serie di procedure da utilizzare in modo coerente durante la gestione dell’inventario. Titolari di attività e responsabili operativi sono generalmente responsabili della progettazione del sistema di inventario. Le organizzazioni aziendali più grandi di solito hanno un processo di gestione delle scorte più intenso a causa delle dimensioni e della portata delle loro operazioni commerciali.
Il flusso di inventario inizia con l’acquisto di materie prime o prodotti di consumo da un fornitore. Le aziende manifatturiere hanno spesso bisogno di materie prime per produrre preziosi prodotti di consumo. Le materie prime includono risorse naturali come legname, terra e minerali. La maggior parte dei produttori produce prodotti di consumo e spedisce questi articoli ai distributori. I distributori ricevono prodotti di inventario e li tengono in anticipo per gli ordini dei negozi al dettaglio. La maggior parte dei rivenditori inizia il processo di gestione delle scorte ordinando merci dai distributori. La contabilità svolge un ruolo importante nel sistema di gestione dell’inventario dell’azienda.
Il flusso di inventario è direttamente correlato alle procedure contabili della società. Le aziende possono scegliere di valutare il proprio inventario utilizzando un first in, first out (FIFO); ultimo in, primo in uscita (LIFO); o metodo medio ponderato. Le aziende utilizzano il metodo FIFO quando vendono il primo inventario ricevuto nel sistema di gestione dell’inventario. Con questo metodo, le aziende ricevono costantemente l’inventario e aggiungono l’inventario in un unico conto finanziario nella contabilità generale. L’inventario più vecchio viene venduto per primo nel sistema FIFO. LIFO è l’opposto di un sistema di inventario FIFO. L’inventario più recente viene venduto per primo con un sistema di valutazione LIFO.
Il metodo della media ponderata non richiede alle aziende di mantenere un metodo di valutazione specifico per il sistema di flusso delle scorte. Man mano che le aziende acquistano più materie prime o prodotti di consumo, l’intero costo dell’inventario viene ricalcolato. Il costo totale di un singolo prodotto è diviso per il numero totale di articoli attualmente nel sistema di inventario. Ciò crea un nuovo costo medio per materie prime o prodotti di consumo.
Man mano che le aziende vendono attraverso il loro inventario, aumenta la necessità di più beni di consumo e prodotti. Le aziende possono utilizzare un sistema manuale o automatizzato per riordinare l’inventario. I sistemi manuali di solito richiedono ai proprietari o ai gestori di riesaminare il flusso di inventario per i singoli prodotti e di effettuare ordini da distributori o produttori. Questo processo può essere lungo e in genere comporta l’uso di diversi libri di carta o libri contabili. I sistemi automatizzati di flusso di inventario consentono alle aziende di trasferire elettronicamente informazioni a distributori e produttori che richiedono ulteriori inventari. I sistemi automatizzati riducono i tempi di consegna necessari alle aziende per ricostituire lo stock di inventario corrente. Le aziende possono anche utilizzare sistemi aziendali automatizzati per migliorare il loro processo di gestione dell’inventario.