Scrivere una proposta di offerta comporta il calcolo delle tariffe, la scrittura di contenuti di vendita e la creazione di una presentazione professionale. Per calcolare le tariffe, un individuo deve comprendere i suoi costi, ricercare la concorrenza e determinare se saranno necessarie nuove attrezzature o forniture. Dopo aver calcolato i costi, un tasso di markup o un importo dovrebbe essere aggiunto a questa cifra e confrontato con i concorrenti. Con questa cifra finale, la proposta può essere creata con una lettera di accompagnamento, i dettagli del servizio proposto, la copia di vendita e l’offerta. Sia che la proposta di offerta sia inviata tramite e-mail o posta ordinaria, la presentazione deve essere professionale, con carta intestata, senza errori di ortografia o grammaticali e una buona organizzazione.
Il calcolo del prezzo per una proposta di offerta è uno dei primi passi per scriverne uno. Il calcolo dovrebbe includere tutti i costi associati al progetto, come materiali, manodopera e aggiornamenti. Se è necessario acquistare nuove attrezzature o macchinari per completare questo progetto, è necessario includerne l’intero costo, a meno che non venga utilizzato anche per progetti futuri – se verrà utilizzato per progetti futuri, è accettabile includere solo una frazione del costo nel calcolo. Dopo aver sommato tutti i costi, è necessario includere una percentuale o un importo di markup per realizzare un profitto. Se non si è sicuri di quale debba essere questo tasso, può essere utile ricercare i tassi della concorrenza.
La stesura della proposta di offerta inizia con una lettera che include ringraziare l’azienda per l’opportunità di presentare un’offerta, descrivendo il servizio o il prodotto proposto e delineando quale sarà il passo successivo per garantire l’offerta. Nel descrivere il servizio proposto, la proposta di offerta dovrebbe includere in che modo l’azienda differisce dai concorrenti, come il servizio si adatta alle loro esigenze specifiche e cosa aspettarsi come risultato finale. La lettera dovrebbe anche indicare ciò che l’azienda deve fare per garantire l’offerta, come firmare un contratto allegato, pagare un deposito o programmare una riunione faccia a faccia.
Tutti i documenti giustificativi devono essere inclusi nella lettera della proposta di offerta. Alcuni client richiedono esempi di lavoro precedente, lettere di raccomandazione o un curriculum, ad esempio. I documenti devono essere presentati nell’ordine elencato dal cliente e ricontrollati per assicurarsi che non manchi nulla. Se la lettera verrà inviata per posta ordinaria, è necessario utilizzare una busta grande per creare una presentazione migliore rispetto a una busta standard imbottita. Inoltre, i documenti dovrebbero essere privi di rughe, puliti e pinzati insieme in modo ordinato. Se la proposta deve essere inviata via e-mail, l’e-mail dovrebbe immediatamente visualizzare la lettera con i documenti supportati allegati in una dimensione di file facile da scaricare.