Ogni processo di acquisto prevede quattro passaggi fondamentali: determinazione del bisogno, offerta, acquisto e valutazione. Ogni passaggio può avere diversi componenti, alcuni dei quali potrebbero non essere applicabili ad ogni acquisto. Spesso i passaggi vengono completati casualmente e in un periodo di tempo molto breve. In altri, ogni passaggio è formalizzato e può richiedere molto tempo.
Nella determinazione della fase di necessità del processo di acquisto, il potenziale acquirente valuta le sue esigenze. Ciò include l’identificazione di ciò che vuole realizzare, quale sarà il suo budget di spesa e quali funzionalità sono necessarie e desiderate. Questo passaggio può anche includere la ricerca di prodotti per scoprire possibilità e opzioni che l’acquirente potrebbe non realizzare siano disponibili.
La determinazione del bisogno si verifica se la decisione è semplice come un uomo che vuole comprare il pranzo o complessa come un responsabile IT che valuta un nuovo sistema di gestione contabile integrato. L’uomo in cerca di pranzo determinerà molto rapidamente i suoi bisogni. Potrebbe sapere che ha bisogno di cibo, vuole spendere un importo specifico, ha solo 30 minuti a pranzo ed è in vena di insalata. Potrebbe essere necessario che il responsabile IT debba rivolgersi a più parti per determinare le esigenze e le restrizioni prima di passare alla fase successiva.
Nella fase di offerta del processo di acquisto, l’acquirente ricerca i fornitori disponibili e richiede i prezzi. Questo può essere semplice come il pranzo che usa il suo budget per determinare che ha bisogno di patrocinare un ristorante fast food e poi scorre un elenco mentale di tali stabilimenti vicino al suo posto di lavoro. Il responsabile IT cercherà probabilmente software e fornitori disponibili, emetterà una richiesta di proposta e quindi valuterà le offerte per determinare quale si adatta meglio alle esigenze della sua azienda.
La terza fase del processo di acquisto è l’acquisto effettivo. Per l’uomo che compra il pranzo, questo è semplice come ordinare il suo cibo, pagare alla finestra e andare via. Per il responsabile IT, ciò può includere la negoziazione dei prezzi, l’ottenimento dell’approvazione dell’acquisto, la firma dei contratti, la consegna del prodotto e il pagamento della fattura.
Il processo di acquisto di solito termina con la fase di valutazione. È qui che l’acquirente determina se ha effettuato un buon acquisto e se manterrà il prodotto o farà di nuovo affari con il venditore. Per il pranzo, questo significa mangiare il suo pasto e decidere se era buono. Per il responsabile IT, ciò significa valutare l’efficacia del sistema nel tempo. In alcuni casi, questa fase del processo può comportare il richiamo di garanzie o garanzie e può anche portare a una restituzione del prodotto o a una richiesta di rimborso.