L’un des services bancaires que les entreprises de toutes tailles peuvent trouver utiles est un service de coffre-fort. Essentiellement, une boîte postale est simplement une boîte postale que votre banque établit pour votre entreprise et que la banque contrôlera. Vous recevez une adresse de remise qui permettra à vos clients d’envoyer le paiement de toutes les factures émises par votre organisation directement dans la boîte postale. À son tour, votre banque ouvrira toute la correspondance, déposera les chèques dans vos comptes et vous fournira un accès électronique qui vous permettra de voir l’activité quotidienne. En bref, votre banque devient le moyen par lequel vous collectez les créances et les déposez dans votre compte d’exploitation, de paie ou tout autre compte d’entreprise désigné.
Il y a plusieurs avantages à sécuriser un coffre-fort pour votre entreprise. L’un des plus importants est la sécurité. Généralement, les coffres sont protégés au-delà des mesures de sécurité habituelles associées à la possession d’une boîte postale. Lorsqu’un paiement arrive dans votre boîte postale, les chances qu’il tombe entre de mauvaises mains sont pratiquement nulles. Cela peut vous apporter, à vous et à votre clientèle, un sentiment de confort.
Deuxièmement, la procédure de lockbox peut vous permettre de valider beaucoup plus facilement les paiements dans votre système comptable. De nombreuses banques sont en mesure de fournir des détails sur les paiements déposés, notamment des images des chèques et de tout autre document accompagnant le chèque. Souvent, un lot quotidien de reçus peut être téléchargé au format PDF et utilisé pour une entrée manuelle dans votre système. Cette méthode évite à votre équipe comptable d’avoir à ouvrir le courrier et à trier les chèques avant de saisir les données. De plus, cela évite d’avoir à préparer un dépôt bancaire.
Cependant, vous pourrez peut-être gagner encore plus de temps, selon le type de logiciel de comptabilité que vous utilisez. De nombreuses banques peuvent fournir un rapport délimité qui peut être importé directement dans certains systèmes logiciels de comptabilité. Si vous avez la chance d’avoir un logiciel compatible, la tâche de comptabiliser les paiements peut prendre quelques instants, même si la liste des paiements se compte par centaines.
Un troisième avantage du système de lockbox est que vous disposez d’un historique de sauvegarde de vos comptes clients. Si quelque chose d’important se produit avec votre système de comptabilité logiciel et que vous perdez une partie ou la totalité des données, les rapports d’historique sur l’activité du lockbox peuvent vous aider à démarrer le processus de reconstruction. Cela signifie que vous pouvez mettre à jour vos comptes clients rapidement, ainsi que commencer à reconstruire vos rapports de revenus et de dépenses mois par mois.
Bien qu’un coffre-fort ne remplisse aucune fonction que votre équipe comptable ne pourrait pas faire pour vous, les avantages de gain de temps, de source d’informations de sauvegarde et de sécurité renforcée font d’un système de coffre-fort une option très attrayante. Vérifiez auprès de votre banque aujourd’hui et voyez ce qu’elle a à offrir en tant que programme de lockbox.