Un ordre de recouvrement est un type de document dans lequel une tentative de promouvoir l’offre d’un paiement ou la délivrance d’une sorte d’information est faite. Selon l’objet exact du document, il peut être axé sur l’incitation au paiement des soldes en souffrance, ou être un avis d’une action en attente qui sera prise afin de terminer une commande ou de régler une transaction dans son intégralité. Alors qu’un ordre de recouvrement est souvent associé à une tentative de recouvrement d’une dette, le terme peut également désigner des documents internes préparés par différents types d’entreprises et utilisés pour transférer des informations au sein d’une institution financière ou autre.
Lorsque l’ordre de recouvrement se présente sous la forme d’une lettre de recouvrement ou d’une lettre de recouvrement, le texte du document avisera généralement un débiteur qu’un paiement sur un compte ouvert est en souffrance, et incite le débiteur à soumettre un paiement. Les entreprises utilisent souvent cette forme d’ordre d’encaissement lorsque les factures impayées vieillissent plus d’un certain nombre de jours après l’émission, avec une pratique consistant à émettre les commandes sous forme de rappels 45, 60 et 90 jours après l’émission. Le contenu exact de l’ordre de collecte variera en fonction du temps écoulé depuis la réception du dernier paiement. Dans certains cas, le contenu de la lettre peut également inclure des instructions sur la façon de contacter le créancier et de prendre des dispositions pour payer le solde en souffrance.
Une autre forme d’ordre de collecte concerne la transmission de données ou de fonds au sein d’une organisation d’entreprise. Par exemple, une institution financière peut utiliser un formulaire désigné comme ordre de recouvrement comme moyen de documenter le flux des reçus ou des montants à payer dans le système de l’institution. Selon le type de transactions concernées, les détails figurant sur la commande peuvent aider à conserver des enregistrements exacts des écritures qui impliquent des décaissements ainsi que des fonds transférés entre comptes.
Avec tout type d’ordre de collecte, l’idée est d’accélérer la collecte d’une sorte de données ou de fonds. En règle générale, la préparation de ce type de document doit être effectuée conformément aux réglementations gouvernementales applicables dans la juridiction dans laquelle est situé l’émetteur. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui tentent de recouvrer des paiements sur des factures en souffrance ainsi que pour les institutions financières qui sont tenues de documenter toutes les transactions qui se produisent au sein de la structure de ces institutions.