À titre d’exemple de méthode comptable qui maintient la comptabilité financière à la minute près, la comptabilité d’exercice est peut-être l’approche la plus couramment utilisée pour suivre l’évolution des revenus et des dépenses. Étant donné que la comptabilité d’exercice consiste simplement à comptabiliser les revenus et les dépenses au fur et à mesure qu’ils se produisent, plutôt que de reporter la comptabilisation à une date ultérieure, cette forme de comptabilité est la méthode privilégiée par la plupart des entreprises.
Contrairement à la comptabilité de caisse, l’intérêt de la comptabilité d’exercice est d’enregistrer la transaction au moment où elle se produit. Cela signifie que les ventes sont enregistrées immédiatement, les dépenses sont enregistrées en une seule fois et tout autre type de transaction est comptabilisé au moment où l’événement a lieu. Cela contraste avec d’autres méthodes, où la transaction n’est réellement enregistrée qu’une fois le paiement effectué ou reçu.
L’un des avantages immédiats de la comptabilité d’exercice est qu’il est beaucoup plus facile d’évaluer la santé financière globale de l’entreprise. Étant donné que les ventes réalisées aux clients sont déjà enregistrées, il est facile de voir combien de revenus sont dus à l’entreprise à ce jour. Dans le même temps, étant donné que toutes les dépenses impayées de l’entreprise sont déjà enregistrées, il est tout aussi simple de voir quels paiements aux fournisseurs sont impayés. Pouvoir examiner rapidement les paiements en souffrance des fournisseurs et comparer ces totaux aux revenus anticipés à certaines dates d’échéance facilite la planification des paiements et maintient l’entreprise sur un pied d’égalité.
L’utilisation du principe de la comptabilité d’exercice est également utile lorsque les paiements des clients sont reçus ou lorsque les paiements sont émis aux fournisseurs. Étant donné que les articles sont déjà enregistrés dans les livres, il s’agit simplement d’aller dans la base de données comptable et d’appliquer la réception des paiements des clients à des factures spécifiques, ou de noter les fonds sortants qui sont décaissés pour couvrir une facture fournisseur spécifique. Cela peut prendre beaucoup de temps à poster des paiements et des reçus sur le back-end, ce qui permet de consacrer du temps à d’autres questions importantes.
La comptabilité d’exercice permet également de prendre un instantané précis de la santé financière de l’entreprise à un moment donné. Littéralement, des rapports peuvent être extraits qui montrent l’état exactement tel qu’il se présente aujourd’hui. Disposer de ce type d’informations en temps réel peut être extrêmement utile pour définir des objectifs à court terme pour l’entreprise, demander un prêt commercial ou planifier un projet à long terme.
La comptabilité d’exercice est un excellent moyen de s’assurer que rien en termes de revenus ou de dépenses ne peut passer entre les mailles du filet. En affichant toutes les transactions au fur et à mesure qu’elles se produisent, il y a toujours un dossier complet et complet des finances à accéder.