La facturation automatisée est une action dans laquelle la facturation des biens et services s’effectue sans qu’il soit nécessaire de préparer la facture à la main. De nombreux systèmes de facturation de ce type offrent la possibilité de générer et d’envoyer des copies électroniques des factures aux clients. L’utilisation de ce type de logiciel de facturation permet de gérer le processus de facturation avec une plus grande efficacité, ce qui permet à l’entreprise d’économiser du temps et de l’argent.
Il existe plusieurs fonctionnalités communes aux logiciels de facturation automatisée. Dans la plupart des cas, le logiciel est conçu pour permettre la création de profils clients contenant toutes les données nécessaires pour préparer avec précision la facture. Ces données comprendront le nom du client, l’adresse de facturation, le contact de facturation et une adresse e-mail si la facture doit être envoyée par voie électronique. Dans la plupart des cas, le programme de facturation automatisée collectera des données provenant d’autres sources liées à l’utilisation du client ou permettra la saisie manuelle des commandes une fois qu’elles sont exécutées. Les processus au sein du système de facturation appliquent ensuite les tarifs appropriés pour chaque commande et créent une facture.
En fonction de la configuration du système de facturation automatisé, la facture peut être imprimée, avec une enveloppe associée, immédiatement après la génération de la facture. Cependant, il est possible de configurer le logiciel pour que les factures soient automatiquement imprimées à une heure précise de la journée. Il existe même des exemples de logiciels qui inciteront les machines à plier la facture, à l’insérer dans une enveloppe pré-adressée et à sceller l’enveloppe. Lorsque le courrier électronique est utilisé comme moyen de livraison, le système peut accélérer la livraison immédiatement après la génération de la facture ou gérer le processus de courrier électronique à une heure précise de la journée, une approche qui permet aux propriétaires d’entreprise d’enquêter sur les factures avant leur envoi.
Les systèmes de facturation électronique de ce type incluent parfois la possibilité de recevoir et d’appliquer des paiements aux factures impayées. Par exemple, les factures par e-mail peuvent contenir un lien intégré qui permet au client d’effectuer immédiatement le paiement après avoir reçu et examiné la facture. Plutôt que de demander à une personne de recevoir le paiement et de le saisir manuellement dans la base de données des comptes clients, le logiciel reconnaît le paiement, l’applique au numéro de facture approprié et déduit ce montant du solde du compte client.
La facturation automatisée fonctionne très bien dans les situations où un client a un ordre permanent, ou il y a un paiement récurrent qui doit être demandé sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Avec cette application, le système peut être configuré pour générer automatiquement des factures permanentes ou récurrentes aux clients appropriés, éliminant ainsi la nécessité pour un ou plusieurs employés de passer des heures sur cette tâche répétitive. Le résultat final est que le personnel peut être utilisé pour différentes fonctions, ce qui permet à la journée de travail d’être plus productive et donc rentable.
L’utilisation de la facturation automatisée est aujourd’hui courante dans les entreprises de toutes tailles. Les types d’entreprises allant des télécommunications aux magasins de détail en ligne bénéficient de l’utilisation de ce type de logiciel. En économisant du temps et des ressources à l’entreprise, les entreprises peuvent réduire leurs dépenses et ainsi rester plus compétitives.