Es el trabajo de un indexador de documentos clasificar y clasificar documentos para que puedan recuperarse f?cilmente para su posterior visualizaci?n. Estas personas pueden trabajar en una variedad de entornos, incluidas agencias gubernamentales, hospitales y universidades. Realizar bien este trabajo generalmente requiere una persona extremadamente organizada y capaz de trabajar de manera independiente. En t?rminos generales, las tareas del trabajo de un indexador de documentos incluyen la clasificaci?n de documentos nuevos, la recuperaci?n de documentos existentes, la eliminaci?n de documentos innecesarios, la respuesta a consultas y la realizaci?n de diversas tareas administrativas.
Una de las tareas m?s importantes de un indexador de documentos es clasificar los documentos nuevos y colocarlos en sus lugares adecuados. Por ejemplo, si est? trabajando en una universidad, un indexador de documentos podr?a clasificar los registros de los estudiantes y ordenarlos alfab?ticamente. Si est? trabajando en un juzgado, podr?a resolver los antecedentes penales. Esta pr?ctica requiere que un individuo siga las pautas del lugar de trabajo y mantenga la precisi?n. Un documento colocado en un ?rea incorrecta podr?a plantear problemas futuros.
La recuperaci?n de documentos existentes tambi?n juega un papel importante en esta posici?n. Cada vez que una persona necesita ver un documento, es responsabilidad de un indexador de documentos obtenerlo r?pidamente. En el caso de una universidad, es posible que deba recuperar los archivos de un estudiante para determinar qu? clases deben tomarse el siguiente semestre. Por eso es tan importante que un indexador de documentos est? organizado y clasifique todos los documentos correctamente.
Para evitar el desorden y mantener el orden, eliminar los documentos innecesarios es otra tarea del trabajo. Esto generalmente implica deshacerse de los documentos caducados que ya no son relevantes. Un ejemplo ser?a eliminar los registros de los estudiantes una vez que el estudiante se haya graduado. En algunos casos, estos archivos se transferir?n a un contenedor separado. En otros, un indexador de documentos los destruir? de acuerdo con el protocolo de la compa??a.
Junto con esto, a menudo se le pedir? que responda a consultas relacionadas con ciertos documentos. Esto puede involucrar preguntas del p?blico, compa?eros de trabajo o supervisores. Cuando esto sucede, un indexador de documentos debe ubicar el documento correcto y proporcionar respuestas. Este aspecto del trabajo requiere que un individuo tenga algunas habilidades interpersonales.
Adem?s, un indexador de documentos tambi?n ser? responsable de realizar diversas tareas administrativas. Por ejemplo, podr?a tener que contestar llamadas telef?nicas, enviar faxes o llevar correo a las personas apropiadas. Si el lugar de trabajo est? m?s ocupado de lo habitual, es posible que deba ayudar a la secretaria u otros departamentos. En consecuencia, debe ser vers?til y capaz de improvisar cuando sea necesario.