Un administrador de subvenciones se encarga de asignar las subvenciones dentro de una organización o empresa. El administrador procesa el papeleo y las solicitudes, otorga las subvenciones y garantiza que el dinero se gaste de acuerdo con los términos establecidos. A menudo tratará con cinco o más clientes a la vez, haciendo un seguimiento de los detalles y distribuyendo los fondos según corresponda para cada uno. La mayoría de los presupuestos con los que los administradores de subvenciones trabajan para cada cliente son entre dos y cinco millones de dólares estadounidenses.
Para trabajar en este campo, no hay un conjunto específico de cursos para tomar, aunque se requiere una licenciatura. Se recomienda estudiar un campo relacionado con la investigación porque esa es el área donde la mayoría de los clientes desean subvenciones. Después de recibir una licenciatura, obtener la certificación en gestión de subvenciones. Los seminarios son ofrecidos por grupos como la National Grants Management Association (NGMA), y los administradores de subvenciones tienen la opción de tomar una de las tres pistas diferentes dentro de la gestión de subvenciones: vía federal, vía de transferencia o vía de destinatarios.
Un administrador de subvenciones que trabaja en la vía federal generalmente tiene un trabajo gubernamental; él o ella maneja las subvenciones otorgadas por el gobierno. La ruta de transferencia es un aspecto de la gestión de subvenciones en el que el administrador trabaja en estrecha colaboración con el receptor de la subvención, instruyéndolos y educándolos sobre el proceso y las responsabilidades relacionadas con la obtención de una subvención. En la pista de destinatarios, los trabajos de administrador de subvenciones se centran en ayudar a aquellos que necesitan subvenciones a solicitarlos. Una vez que se completa la certificación, se puede obtener un trabajo en administración de subvenciones. Una vez que él o ella comience a practicar, se recomienda encarecidamente que el administrador tome 16 días de clases de capacitación por año para mantenerse al día con los cambios en el campo y los nuevos procesos y procedimientos para administrar las subvenciones.
La función más básica de los administradores de subvenciones es procesar y preparar las solicitudes de subvención. Esto implica revisar los presupuestos de los clientes, proporcionar orientación sobre las subvenciones a los clientes, obtener los documentos y autorizaciones necesarias antes de que se pueda emitir la subvención, ingresar datos en el sistema de la organización para realizar un seguimiento de las subvenciones distribuidas, reunir todos los documentos completados y firmados y transmitir estos documentos al personal apropiado Un segundo deber es la administración del proyecto. Esto implica explicar los términos de la subvención, garantizar que los procedimientos de seguimiento se cumplan adecuadamente, registrar fechas y pagos críticos, crear y administrar órdenes de compra y monitorear pagos. Durante el paso final, el pago, el administrador de la subvención busca los informes financieros necesarios del cliente, verifica los registros de pago, estudia los informes financieros, revisa las facturas y los recibos de los registros.