Le papier sténographique est un papier spécialement conçu pour s’insérer et passer dans les machines de transcription sténotypique. Lorsque les sténographes transcrivent des procédures judiciaires, médicales ou autres, ils utilisent des machines de transcription pour taper rapidement chaque mot prononcé. Il est généralement trop difficile de taper des mots et des phrases complets tels qu’ils sont prononcés, et les sténographes en tiennent compte en utilisant une sténographie professionnelle. Les machines de transcription ont souvent des écrans d’affichage de texte, mais impriment périodiquement le contenu de ces écrans sur du papier sténographique stocké dans les chambres de la machine ci-dessous. Le sténographe ou le sténotypiste peut généralement se souvenir des déclarations qui viennent d’être faites en lisant les impressions de la machine de transcription.
La plupart du temps, les machines de transcription peuvent être optimisées pour les spécificités de la main courte d’un sténographe particulier. Néanmoins, les notes imprimées enregistrent généralement les frappes exactes, et non la signification de ces frappes. Les impressions sont utilisées pour traduire les notes du sténographe en une transcription compréhensible des débats. Dans les procédures judiciaires, le papier sténographique original fait généralement partie du dossier du tribunal sous sa forme originale.
Le papier sténographique est également utilisé dans les machines de sténose, une alternative courante aux machines de transcription. Une machine sténomasque permet à un sténographe de relayer oralement des dialogues et des non-dits dans un masque insonorisé connecté à une machine. Cette machine, utilisant la technologie de reconnaissance vocale, crée une transcription de ce qui a été dit. Dans certains cas, cette transcription est également imprimée sur du papier sténographique.
Étant donné que le papier sténographique est utilisé pour enregistrer des mots, des lettres et des fragments de phrases codés, il est généralement étroit, généralement au plus 6 pouces (environ 15 cm) de large. Les feuilles sont reliées entre elles par perforation. Lorsque la machine de transcription effectue son enregistrement, elle le fait sur un flux de papier apparemment sans fin qui n’est que plus tard détaché en feuilles individuelles.
Les éléments techniques du travail des transcripteurs judiciaires et autres sténographes ont lentement changé à mesure que la technologie progressait. Un sténographe d’aujourd’hui est plus susceptible d’avoir une machine de transcription ou de sténomasque qui enregistre et stocke des fichiers numériques qu’une machine avec une sortie papier. Les fichiers numériques contiennent les mêmes données que les notes imprimées sur du papier sténographique, mais ils sont stockés sur des lecteurs flash ou des disques durs internes et téléchargés sur des sites Web, et non imprimés directement à partir de la machine.
Plusieurs entreprises de papier à lettres universitaires et professionnelles vendent un produit appelé livre sténo ou bloc sténo. Ces produits sont généralement reliés en spirale et divisés au milieu de la page en deux colonnes. De cette façon, les notes peuvent être notées dans une ou les deux colonnes d’une manière qui imite les notes courtes transcrites par les sténographes judiciaires. Cependant, ces produits ne sont généralement pas affiliés à la sténographie et ne sont pas connus pour être utilisés par les sténographes à des fins professionnelles. Les blocs sténo sont les plus populaires parmi les journalistes, qui utilisent souvent des sténographies lorsqu’ils prennent des notes manuelles sur des discours ou mènent des interviews.