Bei Jobs als Dokumentencontroller muss das schriftliche Material für ein Unternehmen überprüft werden, um sicherzustellen, dass es bestimmte Standards einhält. In staatlich regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder dem Bildungswesen sind diese Fachleute möglicherweise dafür verantwortlich, einheitliche Verfahren für die Dokumentenprüfung, das Änderungsmanagement und die Speicherung gemäß den Vorschriften der Aufsichtsbehörden sicherzustellen. Die Dokumentenkontrolle kann auch in andere professionelle Rollen integriert werden, einschließlich technischer Redakteure oder Qualitätssicherungspersonal. Es gibt auch eine Reihe von Softwarepaketen, die Unternehmen bei der Verwaltung von Dokumentenlebenszyklen unterstützen, und Aufgaben des Dokumentencontrollers können die Arbeit mit diesen Programmen beinhalten. Diese Fachleute können auch mit externen Anbietern, einschließlich Druckern, Übersetzern und Korrekturlesern, zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Unternehmensstandards in allen Phasen der Dokumentenproduktion eingehalten werden.
Ein Unternehmensbereich, in dem häufig Jobs für Dokumentencontroller verfügbar sind, ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Ihre Positionen können die Aktualisierung und Überprüfung der Verfahrensdokumentation umfassen, um sicherzustellen, dass sie die neuesten Praktiken im Unternehmen widerspiegelt, sowie die Mitteilung von Änderungen an die zuständigen Aufsichtsbehörden. Dokumentenverantwortliche können auch dafür verantwortlich sein, rechtliche Anforderungen an die Änderungsdokumentation zu identifizieren und sicherzustellen, dass alle Unternehmensänderungen ordnungsgemäß kommuniziert und ausgeführt werden. Document Controller Jobs in Regulatory Affairs sind in der Regel keine Einstiegspositionen, da sie ein gewisses Maß an Vertrautheit mit dem Unternehmen oder den in der jeweiligen Branche tätigen Regierungsbehörden erfordern.
Andere Jobs für Dokumentencontroller können für Berufseinsteiger verfügbar sein und beinhalten oft grundlegendere Verwaltungsfunktionen wie das Aktualisieren von Dokumentendatenbanken und Ablagesystemen sowie das Zuweisen von Identifikationsnummern zu Literatur. Sie können auch dafür verantwortlich sein, die Überprüfung und Prüfung der Dokumentation sowohl durch interne als auch durch externe Gruppen zu erleichtern. Diese Aufgaben können mit anderen allgemeinen Verwaltungsfunktionen wie Dateneingabe und Dateiverwaltung kombiniert werden.
Die überwiegende Mehrheit der Geschäftseinheiten verwendet Dokumentenkontrollsoftware, um ihre Literatur zu identifizieren, zu aktualisieren und zu speichern. Einige Aufgaben des Dokumentencontrollers bestehen darin, diese Software zu verwenden, um elektronische Informationssysteme zu aktualisieren und zu warten. Personen, die in diesem Bereich tätig sind, können auch relevante Unterlagen für die Archivierung zusammenstellen und dazu beitragen, dass öffentliche Dokumente den Unternehmensstandards für Markenbildung und rechtliche Belange entsprechen. Sie können auch sicherstellen, dass die Dokumentationsaufzeichnungen aktuell sind und den einschlägigen Richtlinien und Verfahren für die Dokumentenkontrolle entsprechen. Andere Mitarbeiter können sich bei der Suche nach Unternehmensliteratur an diese Fachleute wenden. Sie können auch bei der Vorbereitung von schriftlichen Arbeiten wie Angeboten, Vorschlägen und Förderanträgen helfen, indem sie sicherstellen, dass sie die geltenden Anforderungen erfüllen.