Ein Rechnungssachbearbeiter ist dafür verantwortlich, Rechnungen an Kunden zu senden und Zahlungen zu verarbeiten. In vielen verschiedenen Branchen gibt es verschiedene Jobs als Rechnungskaufmann/-frau, und die Komplexität des jeweiligen Jobs bestimmt das erforderliche Ausbildungsniveau. Rechnungskaufleute finden sich häufig in Hotels, Versorgungsunternehmen, Versicherungen und Telekommunikationsunternehmen.
Viele Jobs als Rechnungskaufmann sind Einstiegspositionen, die ein Abitur und einige Vorerfahrungen im Kundenservice erfordern. Die Sachbearbeiter sind dafür verantwortlich, Rechnungen auszudrucken, in denen die jedem Kunden bereitgestellten Waren und Dienstleistungen aufgeführt sind. Der Sachbearbeiter stellt dem Kunden die Rechnung zur Verfügung und verarbeitet dann die Zahlung. Rechnungen für Versicherungsunternehmen und andere Finanzunternehmen sind oft kompliziert zu erstellen, und diese Unternehmen erfordern in der Regel Rechnungskaufleute, die über einen Hintergrund im Finanzdienstleistungsbereich oder einen betriebswirtschaftlichen oder finanzbezogenen Abschluss verfügen. Erfolgreiche Abrechnungssachbearbeiter wechseln in Vorgesetzte und können schließlich Abrechnungsmanager werden.
Hotels und Reiseunternehmen beschäftigen Rechnungskaufleute an Hotelrezeptionen, Kiosken an Flughäfen und Bahnhöfen. Diese Angestellten verkaufen Tickets und nehmen Reservierungen entgegen. Die meisten Unternehmen erwarten von den Sachbearbeitern auch, dass sie den Kunden grundlegende Informationen zu den angebotenen Dienstleistungen geben, und einige Arbeitgeber erwarten von den Sachbearbeitern, dass sie proaktiv für Ausflüge und Produkte werben. Angestellte erhalten normalerweise eine grundlegende Kundendienstschulung und werden im Umgang mit Kundenbeschwerden unterwiesen. In Situationen, in denen Sachbearbeiter eine Rechnungsangelegenheit oder andere Kundenbeschwerden nicht lösen können, müssen Sachbearbeiter die Angelegenheit an einen Vorgesetzten weiterleiten.
Von Versicherungsunternehmen beschäftigte Rechnungskaufleute müssen sich mit medizinischen Einrichtungen, Kfz-Werkstätten und anderen Dienstleistern in Verbindung setzen, um die Kosten der für den Versicherten erbrachten Dienstleistungen zu ermitteln. Die Sachbearbeiter sind dafür verantwortlich, den Versicherten eine detaillierte Aufschlüsselung der durch den Versicherungsvertrag abgedeckten Kosten und der Kosten, die der Versicherte aus eigener Tasche zu zahlen hat, zur Verfügung zu stellen. Medizinische Abrechnungssachbearbeiter müssen in der Regel über Kenntnisse der medizinischen Verfahren verfügen, um sicherzustellen, dass dem Unternehmen und dem Versicherten nur medizinisch notwendige Verfahren in Rechnung gestellt werden.
Versorgungsunternehmen beschäftigen Rechnungskaufleute, um Zahlungen für Strom-, Wasser- und Gasdienstleistungen abzuwickeln. Viele Versorgungsunternehmen befinden sich im Besitz von Gemeinden, was bedeutet, dass die Abrechnungsbeamten Regierungsangestellte sind. Diese Sachbearbeiterpositionen sind normalerweise Einstiegsjobs, und Kundenbeschwerden werden normalerweise von einer separaten Abteilung bearbeitet.
Satellitenanbieter, Kommunikationsunternehmen und andere Dienstanbieter beschäftigen Abrechnungssachbearbeiter, die sowohl für die Zahlungsabwicklung als auch für die Anwerbung neuer Kunden verantwortlich sind. Viele Unternehmen lassen den Abrechnungsmitarbeitern Ermessensspielraum, verärgerten Kunden ermäßigte Tarife anzubieten, um bestehende Verträge zu retten, und potenziellen Kunden Angebote anzubieten, um Verkäufe anzukurbeln. Die eigentlichen Verkäufe werden normalerweise von Vertriebsspezialisten abgewickelt, aber Rechnungssachbearbeiter erhalten oft eine Art Provision für die Vermittlung. Rechnungskaufleute bearbeiten auch Beschwerden und Fragen zu Servicerechnungen, jedoch keine technischen Fragen zu erbrachten Dienstleistungen.