Ein Spezialist für Dokumentenkontrolle verbringt normalerweise einen Großteil seiner Zeit mit der Feinabstimmung der Literatur, Handbücher und Anleitungsmaterialien, die hochtechnische Produkte begleiten. Die meisten dieser Spezialisten arbeiten in Branchen wie dem Maschinenbau oder der pharmazeutischen Fertigung, wo die Arbeit komplex und einfache Sprache eine Seltenheit ist. Klare Anweisungen und Informationen zur Produktanwendung sind jedoch unerlässlich. Hier kommt der Spezialist für Dokumentenkontrolle ins Spiel. Dieser Fachmann dient im Wesentlichen der Qualitätskontrolle von Literatur und Texten, die der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Der Job beinhaltet meist Bestätigung, Dateneingabe und Konsistenzprüfungen auf hohem Niveau.
In den meisten Kontexten arbeitet ein Dokumentenkontrollspezialist als Mitglied eines technischen Redaktionsteams. Technisches Schreiben versucht im Wesentlichen, die Essenz eines Verfahrens oder Produkts zu erfassen und es dann in eine Sprache zu bringen, die von den Verbrauchern leichter verstanden wird. Dabei geht es jedoch um mehr als nur um Beschreiben und Übersetzen. Ein Spezialist für technische Dokumente muss äußerst genau sein und sicherstellen, dass in allen Materialien eine einheitliche Sprache und Kodierung verwendet wird. Informationen, die nicht ohne Weiteres verständlich veröffentlicht oder verbreitet werden, können zu Verletzungen oder Produktmissbrauch führen, was beides negative Folgen für den Hersteller haben kann.
Die meisten Dokumente, an denen Spezialisten für Dokumentenkontrolle arbeiten, sind die Bedienungsanleitungen und die technische Dokumentation, die elektronische und technologische Produkte begleiten. Wenn das Autorenteam diese Informationen zusammengestellt hat, überprüft der Spezialist sie und sucht nach Klarheit und Genauigkeit. Dabei wird oft ein spezielles branchenspezifisches Lexikon mit hochtechnischen Begriffen verwendet. Diese Begriffe müssen in allen Materialien einheitlich definiert und verwendet werden. Wenn Spezialisten Fehler finden oder Stellen entdecken, an denen mehr Klärungsbedarf besteht, senden sie die betreffenden Dokumente in der Regel an das Redaktionsteam zurück.
Effektivität in der Dokumentenkontrolle erfordert in der Regel viel Liebe zum Detail und ein Gespür für komplexes Material. Spezialisten müssen jedoch in der Regel nicht über viel Fachwissen verfügen. In den meisten Fällen dürfen Dokumentenspezialisten die Besonderheiten der Branche bei der Arbeit kennenlernen. Ausnahmen bestehen für Projekte im militärischen und nationalen Verteidigungsbereich, da diese Spezialisten in der Regel über Kenntnisse der zu bauenden und beschriebenen Teile aus erster Hand verfügen müssen. In den meisten anderen Kontexten sind jedoch ein Bachelor-Abschluss, Erfahrung im Schreiben und Redigieren sowie ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten die einzigen Voraussetzungen.
Außerhalb der Ingenieur- und Naturwissenschaften wird der Begriff „Fachkraft für Dokumentenkontrolle“ manchmal, wenn auch selten, für Berufseinsteiger verwendet, die oft kaum mehr als Postkaufleute sind. Diese Mitarbeiter bearbeiten den Dokumenteneingang, bearbeiten Memos und sortieren ein- und ausgehende Post. Diese Art von Fachleuten und diejenigen, die in den oberen Ebenen der Fertigung arbeiten, haben außer der Berufsbezeichnung wenig gemeinsam.