Ein Besprechungskoordinator erleichtert im Allgemeinen Besprechungen und verwaltet einen Unternehmensplan. Der Job eines Meeting- oder Konferenzkoordinators hat viele potenzielle Aufgaben, aber die meisten davon betreffen die Moderation von Meetings zwischen Mitgliedern eines Unternehmens oder anderen Parteien. Im Allgemeinen ist der Meeting-Koordinator ein hochrangiger Planer, der sich auf die Logistik aller Arten von Meetings spezialisiert hat, von regelmäßig geplanten internen Meetings bis hin zu großen Konferenzen.
Ein allgemeiner Verantwortungsbereich eines Besprechungskoordinators kann die Abrechnung von Besprechungen oder Konferenzen umfassen. Diese Fachleute können die Kosten eines Meetings, einer Konferenz oder einer Veranstaltung schätzen und die Kosten für Einzelposten angeben, die im Gesamtbudget des Unternehmens budgetiert werden. Die Kostenschätzung und der Einkauf sind Teil dessen, was Sitzungskoordinatoren tun könnten, um Veranstaltungen zu erleichtern.
Ein weiterer Aspekt der Koordination von Meetings ist die Beibehaltung von Anwesenheitsrollen. Meeting-Koordinatoren können Platz in Meetings reservieren oder Stornierungen entgegennehmen und eine aktuelle Liste der Teilnehmer einer bestimmten Firmenveranstaltung führen. Diese Fachleute können auch eine Reihe von Buchungskonflikten oder Terminproblemen bewältigen.
Viele Besprechungs- oder Konferenzkoordinatoren arbeiten eng mit den Führungskräften von Unternehmen zusammen. Sie können an Ereignissen arbeiten, die innerhalb einer Abteilung stattfinden, an Ereignissen, die zwischen Abteilungen stattfinden, oder an Ereignissen, bei denen Unternehmensleiter sich mit externen Parteien vernetzen. In all diesen Fällen werden Besprechungskoordinatoren in administrativen Rollen arbeiten, um sicherzustellen, dass Besprechungen und andere Veranstaltungen reibungslos ablaufen.
Neben der Planung der eigentlichen Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen können die Meeting-Koordinatoren auch Vor- oder Nachtermine planen, um mehr Input zu den benötigten Informationen zu erhalten. Dies kann das Sammeln erfahrener Mitarbeiter umfassen, die Feedback zu einer Veranstaltung geben können, bevor sie stattfindet, sowie das Abhalten von Besprechungen nach der Veranstaltung, um Abteilungsleiter oder Führungskräfte darüber zu informieren, was bei einer Besprechung oder Veranstaltung passiert ist.
Besprechungs- oder Konferenzkoordinatoren können auch mit dem Wartungspersonal der Einrichtung zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Veranstaltungsorte in einem vorzeigbaren Zustand sind. Auch Gesundheits- und Sicherheitsaspekte können vor einer Veranstaltung bewertet werden. Ein Besprechungskoordinator kann sich auch mit den verschiedenen Arten von Versicherungen befassen, die für eine große Firmenveranstaltung oder sogar für eine interne Besprechung erforderlich sind. All dies ist nur ein Teil dessen, was hochrangige Tagungsplaner unter dem Oberbegriff Logistik und Planung verfolgen müssen.