Ein HRIS-Analyst ist jemand, der ein Personalinformationssystem verwaltet. Die Aufgabe eines HRIS-Analysten ist es, Daten zu sammeln und in Form von Berichten und Empfehlungen an andere im Unternehmen weiterzugeben. Die gesammelten Daten beziehen sich im Allgemeinen auf die Mitarbeiterproduktivität, Anwesenheitsaufzeichnungen und Gehaltsinformationen und die Personalentwicklung. Die Organisation und korrekte Darstellung aller Aspekte der HR-Funktionen ist für den Erfolg als HRIS-Analyst sehr wichtig.
Das HRIS-System besteht aus Computersoftwareprogrammen, die von Personalabteilungen (HR) verwendet werden, und wird häufig für Gehaltsabrechnungen und Mitarbeiterinformationen wie Leistungen verwendet. Es kann auch Teil anderer Software sein, die von einem Unternehmen für viele interne Vorgänge verwendet wird. Aus diesem Grund gehen die meisten Analysten eine Anstellung unter strengen Vertraulichkeitsvereinbarungen ein.
Jemand in der Position eines HRIS-Analysten muss normalerweise über die Fähigkeiten verfügen, mit anderen Personalmitarbeitern und IT-Abteilungen zusammenzuarbeiten, um die benötigten Informationen bereitzustellen. Diese Informationen helfen der IT-Abteilung, den Mitarbeitern die richtigen Ressourcen sowie erforderliche Projekt- oder Geräte-Upgrades zur Verfügung zu stellen. Andere Abteilungen können diese Berichte verwenden, um Betriebsänderungen vorzunehmen oder zu überprüfen, ob das Unternehmen die Personalgesetze einhält.
In einem großen Unternehmen kann sich der HRIS-Analyst auf einen Teil der Personaldaten spezialisieren. Er kann für die Verfolgung von Daten zu Leistungen an Arbeitnehmer, Produktivität oder Mitarbeiterschulungen verantwortlich sein. In diesen Fällen gibt es in der Regel ein Team von Analysten, von denen jeder ein anderes Fachgebiet hat.
Ein HRIS-Analyst muss über eine Ausbildung und Erfahrung in den Bereichen Informationstechnologie und Personal verfügen, um die Aufgabe erfolgreich ausführen zu können. Sie sollte auch die Menschenkenntnis haben, um gut mit anderen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten. Manchmal muss der Analyst Mitarbeiter möglicherweise direkt befragen, um Informationen über die Arbeitsbedingungen zu erhalten. Gute zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten helfen dem Analysten, die Informationen zu erhalten, die er benötigt, um genaue Berichte zu erstellen.
Der Einstieg als HRIS-Analystassistent kann innerhalb der Personalabteilungen des Unternehmens erfolgen oder als eine Art Praktikum für Hochschulabsolventen angeboten werden. Ein Assistent verbringt normalerweise 12 bis 18 Monate damit, die Arbeitsaufgaben und -techniken vom leitenden Assistenten zu erlernen, bevor er die Chance hat, befördert zu werden. Während dieser Zeit lernt der zukünftige HRIS-Analyst Fähigkeiten in den Bereichen Softwareprogramme, Kommunikation und Datenablage.