Ein Projektkontrollmanager ist eine Person, die alle Aspekte eines Projekts vom Anfang bis zum Abschluss überwacht. Die Arten von Projekten, an denen eine Person arbeiten kann, können in zahlreichen Branchen erheblich variieren. Unabhängig von der Art des Projekts sollte ein Projektcontrolling-Manager über große organisatorische Fähigkeiten und Führungsqualitäten verfügen und in der Lage sein, das große Ganze zu sehen. Zu den typischen Aufgaben dieser Position gehören das Erstellen einer Projektskizze, das Festlegen von Budgetgrenzen, die Überwachung der Mitarbeiter, die Lösung von auftretenden Problemen und die Überwachung des Fortschritts.
Das Erstellen einer Gliederung ist normalerweise der erste Schritt eines jeden Projekts. Dies kann die Ermittlung der geschätzten Kosten, der erforderlichen Ausrüstung, der Größe der Belegschaft und des Gesamtzeitplans umfassen. Während im Laufe eines Projekts oft Änderungen vorgenommen werden, ist es entscheidend, eine grobe Vorstellung davon zu haben, wie sich alles entwickeln wird, um ein Projekt termingerecht abzuschließen. Wenn beispielsweise ein Projektsteuerungsleiter für den Bau eines Gebäudes verantwortlich ist, müsste er herausfinden, wie viel Material kosten würde, welche Maschinen benötigt werden und wie viele Bauarbeiter eingestellt werden müssen.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil dieser Position ist die Festlegung von Budgetgrenzen. Während Projekte in Größe und Komplexität variieren, haben fast alle eine Budgetobergrenze, die nicht überschritten werden kann. Folglich ist es die Aufgabe eines Projektkontrollmanagers, die ungefähre Budgetgrenze zu ermitteln. Während des gesamten Projektverlaufs muss er die Ausgaben sorgfältig im Auge behalten und sicherstellen, dass sein Team am Ziel bleibt.
Während der verschiedenen Phasen eines Projekts muss ein Projektkontrollleiter auch seine Mitarbeiter beaufsichtigen. Bei einer Baustelle kann er die Qualität der Arbeit jedes einzelnen Mitarbeiters überprüfen und Aufgaben generell delegieren. Wenn ein Mitarbeiter seine Aufgabe nicht erfüllt oder nicht zufriedenstellend arbeitet, ist ein Projektkontrollmanager für die Ergreifung von Disziplinarmaßnahmen verantwortlich. Dieser Aspekt des Jobs erfordert eine Person mit soliden Führungsqualitäten und der Fähigkeit, die Kontrolle über eine Situation zu übernehmen.
Die effiziente Lösung von auftretenden Problemen ist ein weiterer wichtiger Bestandteil dieser Arbeit. Im Laufe der meisten Projekte ist es unvermeidlich, dass irgendwelche Probleme auftreten. Wenn es sich beispielsweise um ein Bauprojekt handelt, kann es an schlechtem Wetter oder an falschen Materialien liegen. Um effektiv zu sein, muss ein Projektkontrollmanager in der Lage sein zu improvisieren und schnelle Entscheidungen zu treffen, um sicherzustellen, dass ein Projekt korrekt und pünktlich abgeschlossen wird.
Ein weiterer Teil dieser Aufgabe ist die kontinuierliche Überwachung des Fortschritts. In vielen Fällen erstellt ein Projektcontrolling-Manager tägliche Berichte darüber, was passiert ist und wie hoch die Ausgaben waren. Diese Praxis erfordert, dass eine Person über alle Fortschritte auf dem Laufenden bleibt und genaue Aufzeichnungen führt.