Die Gesamtaufgabe eines Einkaufskoordinators besteht darin, Produkte und Dienstleistungen für sein Unternehmen oder seine Organisation einzukaufen. Dies kann das Identifizieren und Recherchieren potenzieller Lieferanten, die Vorbereitung von Angebotsanfragen (RFP) für Lieferanten, die Überprüfung von Angeboten und das Aushandeln von Preisen und Bedingungen umfassen. Einkaufskoordinatoren erhalten Anfragen für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen, die in der Organisation benötigt werden, und erhalten dann Preisangebote für diese Produkte oder Dienstleistungen. Sie bereiten Bestellungen vor und platzieren diese bei Lieferanten und verfolgen Bestellungen, um sicherzustellen, dass sie eingehen.
Der pünktliche Erhalt von Produkten und Dienstleistungen ist für Unternehmen sehr wichtig, insbesondere für Hersteller, die sich darauf verlassen, dass Lieferanten Teile liefern, damit sie ihre eigenen Produkte herstellen können. Der Einkaufskoordinator muss sicherstellen, dass Lieferanten pünktlich liefern und Probleme mit Lieferanten lösen, wenn sich die Lieferungen verspäten. Einkaufskoordinatoren lösen auch Probleme, wenn Bestellungen mit beschädigten Artikeln, minderwertigen Produkten oder anderen Problemen eingehen. Die Arbeit in dieser Rolle kann manchmal mit erheblichen Reisen zu den Standorten der Lieferanten verbunden sein, insbesondere bei der Suche nach Lieferanten und der Verhandlung von Verträgen. Von Einkaufskoordinatoren wird oft erwartet, dass sie dazu beitragen, die Kosten für ihre Organisationen zu senken, indem sie mit Lieferanten bessere Verträge und Preise aushandeln.
Einkaufskoordinatoren können Produkte und Dienstleistungen zur Nutzung durch ihre eigenen Organisationen oder Großhandels- oder Einzelhandelsprodukte zum Weiterverkauf kaufen. Ein Einkaufskoordinator, der für eine große Organisation mit vielen Einkaufsmitarbeitern arbeitet, kann für bestimmte Bereiche des Einkaufs zuständig sein, wie z. B. die Entwicklung von Ausschreibungen oder die Auftragserteilung. In kleineren Organisationen kann der Einkaufskoordinator für alle Facetten des Einkaufsprozesses verantwortlich sein. In sehr kleinen Organisationen kann die Einkaufsfunktion eine von mehreren Rollen sein, die von derselben Person wahrgenommen werden.
Die Verwaltung des Inventars für das Unternehmen oder die Organisation kann ein weiterer Teil der Aufgabe des Einkaufskoordinators sein, die die Verwendung von Computerdatenbanken zur Verfolgung der Lagerbestände umfassen kann. Die Vorhersage, wann und wie viel gekauft werden soll, kann ein Teil der Verwaltung von Lagerbeständen sein. Einkaufskoordinatoren erstellen auch Statusberichte und Präsentationen rund um den Einkauf. Sie könnten auch damit beauftragt werden, nach Möglichkeiten zur Verbesserung der Einkaufsprozesse und -verfahren zu suchen. Auch die Dokumentation von Prozessen und Abläufen kann Teil der Rolle des Einkaufskoordinators sein.
Einkaufskoordinatoren werden manchmal als Einkäufer, Einkäufer oder ähnliche Bezeichnungen bezeichnet. Ein Einkaufskoordinator zu werden, kann je nach den Anforderungen des Arbeitgebers vom Abitur bis zum Bachelor erfordern. Gute Kommunikationsfähigkeiten bei Vertragsverhandlungen, ausgeprägte analytische Fähigkeiten bei der Lieferantenauswahl und Prüfung von Vertragsbedingungen sowie starke Entscheidungsfähigkeit sind wichtige Eigenschaften für Einkaufskoordinatoren. Auch der Umgang mit Zahlen und gute EDV-Kenntnisse sind hilfreich.