Field Force Automation ist die Verwendung mobiler Geräte und vernetzter Computer, um Echtzeitinformationen zum und vom Außendienst zu übertragen, damit Mitarbeiter mit der Zentrale kommunizieren können und umgekehrt. Es kann die Effizienz erheblich verbessern und einem Unternehmen eine Methode bieten, um Mitarbeiter zu verfolgen und detaillierte Protokolle über die Projekte zu führen, die sie vor Ort abgeschlossen haben, und wie lange es dauert. Auch der mobile Verkauf ist mit dieser Methode viel einfacher. Viele Unternehmen bieten Außendienst-Automatisierungssoftware und Tools an, die Unternehmen damit verwenden können.
In einem einfachen Beispiel für die Automatisierung von Außendienstmitarbeitern verfügen Telefongesellschaften über Teams von Roaming-Technikern, die auf Servicebeschwerden reagieren. Mit dieser Software kann die Telefongesellschaft Updates durchführen, um dem Personal mitzuteilen, wohin es gehen soll, einschließlich der Umplanung und Verschiebung von Personal nach Bedarf. Wenn beispielsweise ein Telefontechniker eine Leitung repariert und ein Anruf für eine Reparatur an einem nahe gelegenen Standort eingeht, kann das Unternehmen den Techniker dorthin umleiten, nachdem er fertig ist, anstatt einen neuen Techniker zu schicken. Der Techniker kann wiederum die Außendienst-Automatisierungssoftware verwenden, um einen Bericht über das Problem einzureichen und kann Anfragen nach Teilen, anderem Servicepersonal usw. einschließen.
Die Software ermöglicht eine detaillierte Terminplanung und schnelle Reaktionen auf Terminänderungen. Die Außendienst-Automatisierungssoftware ermöglicht es Unternehmen auch, die Effizienz zu verfolgen und zu notieren, wie lange Techniker brauchen, um auf Kundenanfragen zu reagieren. Die Möglichkeit, Teile und Dienstleistungen anzufordern, kann auch den Prozess der schnelleren Erledigung von Kundenanfragen rationalisieren; Ein anderer Techniker in der Nähe könnte beispielsweise ein benötigtes Gerät abgeben, anstatt den ursprünglichen Techniker zu zwingen, in ein Büro oder Lager zurückzukehren.
Dies kann auch für die Verwaltung von Kundenbeziehungen nützlich sein. Mit der Außendienstautomatisierung können Mitarbeiter Kundenaufträge im Außendienst aufnehmen und aktualisieren und so einen Verkauf abschließen. Einige Software integriert die Kreditkartenverarbeitung, damit Kunden ihre Bestellungen vor Ort bezahlen können. Dies kann für Tür-zu-Tür-Verkäufer nützlich sein, z. B. für Erzeuger von Produkten, die mehr Zahlungsmechanismen wünschen, um ihre Kunden besser zu bedienen. Dies ermöglicht auch eine Datensammlung, bei der der Verkäufer Informationsanfragen entgegennimmt und die Art von Informationen notiert, die ein Kunde wünscht.
Unternehmen können zu diesem Zweck eine Vielzahl von Produkten verwenden, von denen viele mit Mobiltelefonen und anderen mobilen Geräten funktionieren, sodass Unternehmen keine brandneuen Geräte kaufen müssen. Die Software muss in der Lage sein, mit der Zentrale oder einer Heimatbasis zu kommunizieren, und lässt sich normalerweise auch in Tools wie Mapping-Software integrieren, um den Mitarbeitern zu helfen, die beste Route zu einem Standort zu bestimmen.