Technologiebeschaffung ist ein Begriff, der verwendet wird, um den Einkauf von technologiebasierter Ausrüstung für ein Unternehmen oder eine Organisation zu beschreiben. Es gibt viele verschiedene Arten von Technologien, aber dieser Begriff bezieht sich fast ausschließlich auf den Computer- und Informationstechnologie-bezogenen Einkauf. Die Beschaffung von Informationstechnologie umfasst vier Arten von Waren: Software, Hardware, Beratungsdienste und Support- oder Wartungsdienste. Die Details für jede Warenart sind unterschiedlich und müssen mit Sorgfalt verwaltet werden. Die Produkte der Informationstechnologie unterliegen einem fast ständigen Wandel und erfordern daher besondere Aufmerksamkeit, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen.
Das Hauptkonzept der Technologiebeschaffung besteht darin, dass fortschrittliche Planung, Terminplanung und Gruppeneinkauf zu Kosteneinsparungen und einem effizienteren Geschäftsbetrieb führen. Diese führen zu einer erhöhten Rentabilität. Gruppeneinkauf, Just-in-Time-Lieferung, ausgehandelte Mengenpreise und Verlängerungsklauseln am Ende der Lebensdauer sind bei der Technologiebeschaffung von wesentlicher Bedeutung.
Technologiekäufe, die nach Bedarf abgeschlossen werden, sind deutlich teurer als Gruppeneinkäufe. Ein Desktop-Drucker kann beispielsweise einen Verkaufspreis von 200 US-Dollar (USD) haben. Ein Großhändler kann jedoch fünf der exakt gleichen Desktop-Drucker für jeweils 125 USD verkaufen. Basierend auf den vorgelegten Budgets kann ein Unternehmen Abteilungen anweisen, mit dem zentralen Einkauf zusammenzuarbeiten, um ihre geplanten Ausgaben für bestimmte Waren zu kombinieren.
Dieser Prozess funktioniert am besten in einer Organisation, die sich der Kostensenkung verschrieben hat. Probleme im Zusammenhang mit Lieferterminen, Vertragseinhaltung und Kundendienstproblemen müssen intern gelöst werden, bevor ein Vertrag abgeschlossen wird. Der Gruppeneinkauf ist der Prozess, bei dem der gesamte Ressourcenbedarf für verschiedene Abteilungen kombiniert und eine Bestellung erstellt wird. Die Abteilungen können sich physisch in einer Reihe von Gebäuden befinden, wobei die Liefertermine, Mengen und Konditionen in der Bestellung aufgeführt sind.
Die Just-in-Time-Lieferung ist ein zentraler Bestandteil der Technologiebeschaffung. Bei diesem Modell werden die Lagerkosten vom Lieferanten getragen. Diese Art der Lieferanforderung wird normalerweise mit Gruppenkäufen kombiniert, um die Lagerkosten niedrig zu halten. Der Einkauf ist dafür verantwortlich, dass die eingekauften Materialmengen zu den angegebenen Terminen bereit und lieferbereit sind.
Massenpreise und Verhandlungen sind beim Abschluss der Technologiebeschaffung sehr wichtig. Unternehmen, die die für einen bestimmten Zeitraum erforderliche Gesamtmenge kombinieren, können basierend auf einem bestimmten Einkaufsvolumen niedrigere Preise erzielen. Verhandlungen werden in der Regel vom Einkaufsleiter oder Senior Buying Agent abgeschlossen.
Technologie hat in der Regel eine Nutzungsdauer von drei Jahren. Wie diese Materialien verwaltet und neu bereitgestellt werden, ist ein wichtiger Aspekt. In den meisten Unternehmen führt dieser kurze Lebenszyklus oft dazu, dass Unternehmen Computerausrüstung leasen. Im Leasing enthalten ist eine Bewertung des Produktwertes am Ende des Leasings. Die Materialien werden an die Leasinggesellschaft zurückgegeben und neue Geräte gekauft, normalerweise für die gleichen monatlichen Zahlungen.