Ein Fondssaldo ist der Nettowert eines Fonds zu einem bestimmten Zeitpunkt, der durch Berechnung der Vermögenswerte und Abzug der Verbindlichkeiten ermittelt wird. Dies kann insbesondere bei der Fondsbuchhaltung wichtig sein, einem Ansatz, bei dem eine Organisation einen Fonds für einen bestimmten Zweck auflegt, um die Verwendung von Geldern transparent zu machen und gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Regierungsbehörden und akademische Einrichtungen tun dies sowohl für Aktivitäten wie die Zahlung von Stipendien und öffentlichen Bauprojekten.
Vermögenswerte in einem Fonds können sowohl Einlagen als auch bestehende Bestände umfassen. Verbindlichkeiten beinhalten Aufwendungen und Entnahmen. In der Fondsbuchhaltung sollten Buchhalter in der Lage sein, nachzuweisen, wie Gelder in den Fonds ein- und austreten, und dokumentieren, wie es verwendet wurde. In einem einfachen Beispiel kann eine Universität einen Fonds für studentische Veranstaltungen haben. Zu Beginn des Semesters zahlen Studentenorganisationen in den Fonds ein, um ihn aufzuladen, und im Laufe des Semesters werden eine Reihe von Auszahlungen vorgenommen, um Aktivitäten zu finanzieren, z. B. für Referenten, Transport, Essen usw.
In einigen Formen der Fondsbuchhaltung sollte der Endfondssaldo null sein. Dies zeigt, dass sich der Fonds selbst bezahlt gemacht hat und alle Auszahlungen im Zusammenhang mit dem Fonds standen. Wenn Geld übrig bleibt, deutet dies auf überhöhte Einzahlungen in den Fonds oder darauf hin, dass nicht alles vollständig ausgezahlt wurde. Wenn sich der Fonds Geld leihen muss, fließen nicht genügend Mittel hinein oder werden nicht angemessen verwendet. Ein jährlicher Stipendienfonds sollte beispielsweise mit einem Nettosaldo von Null enden.
Die Berechnung des Fondssaldos ist in der Regel relativ einfach. Es ist notwendig, Zugang zu den Büchern zu haben, um Vermögenswerte und Schulden zu sehen, die möglicherweise noch nicht erfasst wurden. Ein Fonds könnte zum Beispiel Investitionen enthalten, die für eine Dividendenausschüttung fällig sind, und dies würde den Fondssaldo erhöhen. Ebenso könnten ausstehende Schecks auf den Fonds ausgestellt werden, die noch nicht verrechnet wurden. Neben dem Hinzufügen von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten ist es auch möglich, den Geldfluss zu überprüfen und auf Probleme wie nicht autorisierte Auszahlungen zu prüfen.
Bei öffentlichen Organisationen müssen die Mittel öffentlich bekannt gegeben werden. Jeder kann die Bücher und Buchhaltungsinformationen einsehen und einen aktuellen Kontostand und Kontoauszug anfordern. Dies erleichtert die Transparenz und macht Organisationen darauf aufmerksam, dass die Öffentlichkeit jede fragwürdige Aktivität sehen kann. Wenn die Fondsaktivitäten Rechtsverletzungen beinhalten, wie z. B. die Nichteinhaltung eines erforderlichen Mindestsaldos, können interessierte Parteien Klage erheben, um die Organisation zur Einhaltung der Vorschriften zu zwingen.