Der erste Schritt zur Auswahl der besten Dateneingabesoftware besteht darin, die spezifischen Informationsverarbeitungsanforderungen zu ermitteln, die Sie an die Software stellen. Ob einfache Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungsprogramme ausreichen oder ob Sie Datenbankeingabe- oder Bildbearbeitungssoftware benötigen, ist die Datenmenge, mit der Sie arbeiten werden. Die Quelle Ihrer Daten beeinflusst Ihre Entscheidung, denn Fragebögen stellen andere Anforderungen als Textrecherchen oder die Katalogisierung von Begriffen oder Werten.
Wenn Sie für begrenzte Fragebögen mit kleinen Stichprobengrößen gedacht sind, reicht wahrscheinlich ein einfaches Tabellenkalkulationsprogramm aus. Eine Umfrage mit 10 oder weniger Fragen von weniger als 200 Personen kann manuell eingegeben und berechnet werden. Die meisten Computer verfügen bereits über ein eingebautes Tabellenkalkulationsprogramm, das Dateneingabeanwendungen dieser Größe verarbeiten kann. Wenn nicht, gibt es im Internet kostenlose Programme, die eine Tabellenkalkulation oder ein Textverarbeitungsprogramm enthalten. Ein Textverarbeitungsprogramm könnte für leichte Transkription oder Übersetzung verwendet werden.
Komplexere Umfragen oder Informationsquellen erfordern eine Datenbankfähigkeit in der gewählten Dateneingabe-Softwaresuite. Auch hier können bei weniger als 200 Befragten die Informationen manuell eingegeben werden und das Datenbankprogramm kann die Informationen für Sie sortieren. Wenn Sie Ihre Informationen aus Papierformularen entnehmen möchten, sollten Sie eine Imaging-Software verwenden, die diese scannt und anzeigt, damit Sie die Antworten in die Datenbank eingeben können. Wenn Ihre Anforderungen eine Textsuche umfassen, ist möglicherweise eine Software zur optischen Zeichenerkennung (OCR) in Ihrer Dateneingabesoftware erforderlich.
Für die komplexesten Erhebungen oder größten Stichprobengrößen gibt es Dateneingabe-Softwarepakete, sogenannte Statistikprogramme, die die unterschiedlichen Komponenten bereitstellen und koordinieren können. Diese Dateneingabeanwendungen sind normalerweise ziemlich teuer, aber da sie mehrere Funktionen erfüllen und den erforderlichen Personalaufwand reduzieren können, können sie auf lange Sicht kostengünstig sein. Sie sind sehr kompliziert und erfordern statistische Kenntnisse und Liebe zum Detail bei der Entwicklung der Erhebungstechnik.
Die Wahl der Datenerfassungssoftware hängt stark davon ab, wie stark Sie in das Projekt eingebunden sind. Für den gelegentlichen oder einzelnen Fall sollten Sie Outsourcing in Betracht ziehen. Wenn Sie einen Dienst starten oder große, komplizierte und fortlaufende Informationsverarbeitungsaufgaben ausführen möchten, könnten Statistik- oder Paketprogrammierung eine bessere Option sein.