Qualitätszirkel sind Gruppen von Einzelpersonen, die zusammenkommen, um eine bestimmte Operation oder ein bestimmtes Verfahren zu bewerten, festzustellen, wie gut dieser Prozess funktioniert, und nach Wegen zu suchen, diese Funktion zu verbessern. Ein Qualitätszirkel kann in einem geschäftlichen Umfeld oder als Teil der laufenden Kontrollen und Abwägungen innerhalb einer gemeinnützigen Organisation effektiv eingesetzt werden. Die Mitglieder des Qualitätszirkels können Angestellte der Organisation, Studierende einer lokalen Bildungseinrichtung oder Verbraucher oder Unterstützer sein, die ein Interesse an den von der Organisation angebotenen Waren oder Dienstleistungen haben.
In einem Geschäftsumfeld ist ein Qualitätszirkel normalerweise eine Gruppe freiwilliger Mitarbeiter, die sich auf einen bestimmten Aspekt des Betriebs konzentrieren, beispielsweise eine Abteilung. Die Gruppe dient dazu, nicht nur die aktuelle Qualität der produzierten Produkte zu bewerten, sondern auch, wie effizient diese Produkte hergestellt werden. Ein Abteilungsleiter, der als Leiter und Moderator der Gruppe fungiert, kann den Qualitätszirkel leiten. Nicht selten wählt der Kreis einen Teamleiter, der als Bindeglied zwischen Gruppe und Management fungiert.
Als Teil seiner Verantwortung wird ein Qualitätszirkel jeden Aspekt des zu prüfenden Bereichs identifizieren und analysieren, wobei es wichtig ist, sowohl die Stärken als auch die Schwächen zu identifizieren, die die Gruppenmitglieder im aktuellen Prozess sehen. Auf diese Weise kann der Kreis effektiv über potenzielle Änderungen oder Verbesserungen nachdenken, die dazu beitragen würden, diese Schwächen zu minimieren oder zu beseitigen, ohne irgendwelche negativen Auswirkungen auf die als Stärken identifizierten Eigenschaften zu haben. Im Allgemeinen ist kein Aspekt der betrachteten Funktionen von der Untersuchung und Bewertung ausgenommen, einschließlich der Managementprozesse, der Auswahl der Rohstoffe oder sogar der Verpackung und Lagerung der fertigen Produkte.
Ein Qualitätszirkel kann auch in anderen Settings effektiv genutzt werden. Non-Profit-Organisationen können Unterstützern die Möglichkeit bieten, regelmäßig zusammenzukommen, um Fundraising- oder öffentliche Sensibilisierungsprojekte zu bewerten, die von der Organisation durchgeführt werden. An Bildungseinrichtungen kann ein Qualitätszirkel wertvolle Erkenntnisse und Anregungen zur Gestaltung eines Studiengangs, zur Organisation eines Hochschulbereichs oder Anregungen für mögliche zukünftige Wahlpflichtfächer geben. Das ultimative Ziel des Qualitätszirkels ist es in jedem Fall, Verbesserungen zu identifizieren, die der Organisation helfen, weiter zu wachsen und ihren Zielen näher zu kommen.
Die Verwendung eines Qualitätszirkels innerhalb einer Organisation kann es oft ermöglichen, kleine Probleme zu identifizieren, die sonst schwer zu erkennen sind. Die Expertise der Mitglieder der Gruppe ermöglicht es, nicht nur Probleme zu identifizieren, die angegangen werden sollten, sondern auch Lösungen für diese Probleme zu entwickeln. Dieser Prozess ermöglicht es den Kreismitgliedern häufig, ihr Zugehörigkeitsgefühl und ihre Investition in das Unternehmen oder die Institution zu stärken und das Gefühl zu haben, einen positiven Beitrag zur Organisation zu leisten.