Ein Gehaltskonto ist ein Bankkonto, das für die Verwaltung aller Auszahlungen, die mit der Gehaltsabrechnung eines Arbeitgebers verbunden sind, bereitgestellt wird. Gelder werden von anderen Geschäftskonten auf das Konto überwiesen, um eine Gehaltsabrechnung zu finanzieren, Gelder für die Zahlung von Arbeitgebersteuern und etwaigen Einbehalten von Arbeitnehmerentgelten bereitzustellen und Zahlungen in Form von elektronischen Überweisungen oder Papierschecks auszuzahlen. Die Führung eines separaten Bankkontos für Gehaltsabrechnungszwecke wird in der Regel empfohlen, da dies die Verfolgung der Aktivitäten in den Hauptbuchhaltungsbüchern erheblich vereinfacht.
Neben der organisierten Implementierung von lohnabrechnungsbezogenen Transaktionen erleichtert ein Lohnkonto auch die Feststellung, welche dieser Transaktionen erfolgreich abgeschlossen wurden. Gehaltsabrechnungen, entweder in Form eines Papierschecks oder durch Überweisung des Saldos auf ein Gehaltskartenkonto eines Mitarbeiters, können leicht identifiziert werden, wodurch das Datum der ersten Transaktion und der Zeitpunkt der Buchung auf dem Konto einfach nachverfolgt werden können. So kann das Personalabrechnungspersonal in Echtzeit schnell feststellen, welche Auszahlungen verrechnet wurden und welche noch nicht.
Während die Führung eines Lohnkontos mit einem einfachen Lohnbuchhaltungs- und Scheckregister geführt werden kann, setzen viele Unternehmen heute Lohnbuchhaltungssoftware ein. Softwarepakete dieser Art machen den Prozess der Lohnabrechnung inklusive der Überstundenvergütung für Stundenarbeiter und des Steuereinbehalts einfach. Darüber hinaus kann die Software verwendet werden, um den Prozess der elektronischen Überweisung vom Gehaltskonto auf die Bankkonten der Mitarbeiter zu automatisieren. Viele dieser Pakete sind auch in der Lage, elektronische Zahlungen an Steuerbehörden zu senden sowie Gelder auf bestimmte Konten zu überweisen, wenn ein Mitarbeiter derzeit unter einer Pfändung oder einem Dauerauftrag steht, z.
Neben der gebräuchlicheren Definition des Gehaltskontos als Bankkonto, das nur für Gehaltsabrechnungszwecke verwendet wird, bezieht sich der Begriff auch auf ein Konto, das bei einer nationalen Finanzbehörde wie dem Internal Revenue Service in den Vereinigten Staaten oder dem kanadischen Finanzamt eingerichtet wird Agentur. Dieses Konto dient als Zielpunkt für alle Gehaltsabrechnungsaktivitäten, die von einem bestimmten Unternehmen gemeldet werden. Die kontorelevante Aktivität umfasst die Gesamtauszahlung von Löhnen und Gehältern, die Höhe des Einbehalts für jeden Mitarbeiter sowie eine Aufschlüsselung der Steuern und sonstigen Einbehaltungen, die im Namen des Mitarbeiters vorgenommen wurden. In dieser Anwendung verfolgt das Lohnkonto auch die Höhe der Lohnsteuer, die vom Unternehmen selbst geschuldet wird, und wendet Zahlungen auf diesen Betrag an, wenn die Gelder vom Unternehmen eingehen.