Auch als Dokumentenentwurf bekannt, ist ein Dokumentenwechsel eine Art Wechsel, der oft in den Papieren enthalten ist, die für die Durchführung einer Art internationalen Handels erforderlich sind. Diese Art von Dokument dient der Bereitstellung einer einfachen Rechnung, die zur Zahlung der Bestellung verwendet werden kann. Der Inhalt der Dokumentenrechnung muss den Handelsvorschriften entsprechen, die sowohl im Herkunftsland als auch im Land des Wohnsitzes des Käufers gelten. Typischerweise werden die Details des Dokumentenentwurfs direkt aus den Informationen in den anderen auftragsrelevanten Dokumenten gezogen.
Die Belegrechnung soll einen Überblick über die Bestellung geben sowie dem Käufer ein Dokument liefern, das als Ermächtigung zur Verlängerung der Zahlung für diese Bestellung verwendet werden kann. In der Regel enthalten die Details auf der Rechnung Informationen, die sich auch in den anderen für die Bestellung erstellten Dokumenten widerspiegeln, wie dem Frachtbrief, der für die Bestellung gesicherten Versicherungsbescheinigung und einem als Ursprungszeugnis bekannten Dokument, die den Verkäufer eindeutig identifiziert und relevante Informationen über die von diesem Verkäufer angebotenen Waren. Die Rechnung dient gewissermaßen dem Zweck, eine Zusammenfassung der Transaktion zu geben, indem sie sich auf die wichtigsten Informationen aus den anderen Belegen stützt.
Bei richtiger Ausarbeitung ermöglicht die Dokumentenrechnung, dass die Ware ohne Verzögerung die Zoll- und andere Kontrollstellen passiert. Sofern die Angaben auf der Rechnung allen gewerberechtlichen Vorschriften entsprechen und mit den Angaben auf den anderen der Sendung beiliegenden Dokumenten übereinstimmen, kann die Ware ohne Unterbrechung an den Bestimmungsort gelangen. Wenn Sie sicherstellen, dass das Dokument korrekt und vollständig ist, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass die Sendung innerhalb des vom Käufer gewünschten Zeitrahmens ankommt.
Es gibt keine universelle Struktur für eine Dokumentarrechnung. Der genaue Inhalt des Dokuments hängt von den Handelsvorschriften ab, die sowohl für das Land, in dem der Verkäufer ansässig ist, als auch für das Land, in dem der Käufer die bestellte Ware letztendlich erhält, relevant sind. Zu diesem Zweck muss die Gliederung der Rechnung die Berücksichtigung eventueller Anforderungen der Zollämter an jedem Ende des Versandprozesses erfordern. Gleichzeitig beeinflusst die Berücksichtigung etwaiger Vorschriften, die sich auf die Versandart bzw. die Versandarten für die Beförderung der Bestellung beziehen, auch die Art der Angaben im Entwurf. Wenn die Sendung beispielsweise mit einer Kombination aus Bahn, Schiff und Luft transportiert wird, werden alle besonderen Anforderungen an Informationen, die für diese drei Versandarten relevant sind, bei der Erstellung der Dokumentenrechnung berücksichtigt.