Ein Geschäftsszenario ist ein Überblick über eine Reihe von Umständen, die in einem Geschäftsumfeld auftreten können. Typischerweise basiert ein Szenario auf einer Kombination von Ereignissen und Faktoren, die die aktuelle Situation des Unternehmens ausmachen, und wird dann durch einige Prognosen möglicher Ereignisse ergänzt, die in der Zukunft eintreten könnten. Der Zweck des Geschäftsszenarios besteht darin, zu bestimmen, was am wahrscheinlichsten eintreten wird, wenn bestimmte Ereignisse in der Zukunft eintreten, damit das Unternehmen sofort Maßnahmen ergreifen kann, um negative Folgen zu minimieren und sich gleichzeitig aufzustellen, um potenzielle Chancen optimal zu nutzen.
Eine der einfachsten Möglichkeiten, ein Geschäftsszenario zu verstehen, besteht darin, die Situation eines Kunden zu betrachten, der eine Bestellung aufgeben möchte. Während dieses Vorgangs identifiziert der Kunde die Artikel, die er kaufen möchte, und der Sachbearbeiter oder ein anderer Handelsvertreter fügt diese Artikel der Bestellung hinzu. Während dieses Teils der Veranstaltung gibt es verschiedene Szenarien, die als Ergebnis dieser Auftragserteilung auftreten können. Die Aufgabe besteht darin, die wahrscheinlichste Variante zu bestimmen und sicherzustellen, dass die Vorgehensweise befolgt wird, damit sowohl das Unternehmen als auch der Kunde mit dem Ergebnis zufrieden sind.
Ein mögliches Geschäftsszenario für diese Situation ist, dass der Sachbearbeiter oder Verkäufer prüft und feststellt, dass alle Artikel der Kundenbestellung auf Lager und für den sofortigen Versand verfügbar sind, sobald die Zahlungsvereinbarungen getroffen wurden. Das Ergebnis ist, dass das Unternehmen einen Verkauf abschließt und sich der Kunde über den Erhalt der bestellten Artikel ohne Verzögerung freuen kann. Bei diesem Geschäftsszenario gibt es keine Komplikationen und das Ergebnis ist für alle Parteien von Vorteil.
Ein alternatives Geschäftsszenario ist, dass einer oder mehrere der bestellten Artikel nicht verfügbar sind. Hier kann der Sachbearbeiter versuchen, eine mögliche nachteilige Reaktion abzulenken, indem er den Kunden über den aktuellen Status dieser Artikel informiert und gleichzeitig ein bestimmtes zukünftiges Datum vermerkt, an dem dieser Teil der Bestellung ausgeführt werden kann. Wenn dies für den Kunden akzeptabel ist, kann die Bestellung jetzt mit einer Teillieferung und später mit einer zweiten Lieferung für den Rest der Bestellung ausgeführt werden. Mit diesem Szenario ist der Verkauf noch abgeschlossen und es besteht eine gute Chance, dass die Beziehung zum Kunden stark bleibt.
Ein drittes Geschäftsszenario würde bedeuten, dass einer oder mehrere der bestellten Artikel aufgrund von Auslauf nicht verfügbar sind. Dabei kann der Sachbearbeiter auf seine Erfahrungen und Erfahrungen mit dem Kunden zurückgreifen und Vorschläge für Substitutionen machen. Die Idee ist, den Fokus weg von dem zu lenken, was das Unternehmen nicht mehr bieten kann, und auf das zu legen, was das Unternehmen noch zu bieten hat. Je nachdem, wie geeignet die Alternativen sind, kann sich dieses Szenario so abspielen, dass der Kunde mit den Substitutionen zufrieden ist und sich für die Fortsetzung der Geschäftsbeziehung entscheidet. Alternativ kann das Unternehmen den Kunden verlieren, da es die Bedürfnisse und Wünsche dieses Kunden nicht mehr erfüllen kann. Bei diesem unglücklichen Geschäftsszenario muss das Unternehmen mit dem Verlust des Kunden und der Einnahmen aus diesem Konto umgehen, in der Regel durch die Suche nach einem neuen Kunden mit einem ähnlichen Geschäftsvolumen.
Die Erstellung eines Geschäftsszenarios und dessen logische Schlussfolgerung können Unternehmen oft dabei helfen, Situationen zu erkennen, die eine Bedrohung für das Unternehmen darstellen könnten. Alternativ kann das Szenario Ideen auslösen, die dem Unternehmen letztendlich zum Wachstum verhelfen. Solange das Szenario auf zuverlässigen Informationen basiert, kann die Verwendung dieser Art von Geschäftstool einem Unternehmen dabei helfen, die verfügbaren Chancen optimal zu nutzen und gleichzeitig die Ergebnisse zu minimieren, die das Geschäft schwächen und ein Scheitern wahrscheinlich machen würden.