Ein Kickoff-Meeting ist ein Meeting, bei dem alle verantwortlichen Teammitglieder über ein neues Projekt informiert werden. Die Aktivitäten können eine Diskussion der Projektabsicht, die Festlegung eines Zeitplans, die Aufteilung von Kosten- und Budgetbeschränkungen und die Zuweisung von Projektaufgaben umfassen. Kickoff-Meetings umfassen oft Teammitglieder aus mehreren Funktionsbereichen und können gelegentlich auch einen Kundenvertreter umfassen.
Die Absicht eines Kickoff-Meetings besteht darin, sicherzustellen, dass ein Projekt so reibungslos wie möglich abläuft, indem sichergestellt wird, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind. Solche Treffen sind eine Gelegenheit für den Projektmanager, Informationen über das Projekt auszutauschen. Dazu können harte Fakten wie ein Projekttermin, Spezifikationen und Budget gehören, aber auch weiche Informationen wie Kundeneigenheiten und -präferenzen.
Der Projektleiter ist oft für die Einrichtung eines Kickoff-Meetings verantwortlich. Sie übernimmt in der Regel die Verantwortung für die Aufstellung und Befolgung der Tagesordnung. Dazu gehört die Planung einer Zeit, zu der sich alle erforderlichen Parteien treffen können; Reservieren eines Standorts; und bei langen Besprechungen, die in der Mittagspause stattfinden, Bestellung eines Mittagsservice für die Teammitglieder.
Während des Meetings macht sich der Projektleiter genauestens Notizen zu allen besprochenen Punkten, getroffenen Entscheidungen und zu einem späteren Zeitpunkt zu beantwortenden Fragen. Sie ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle Beteiligten den Bedingungen, Zeitplänen und Kosten zustimmen und dass sie vollständig verstehen, was von ihnen verlangt wird. Anschließend sollte der Projektleiter zeitnah klare, prägnante Besprechungsnotizen verteilen.
Eine der wichtigsten Funktionen eines Kickoff-Meetings besteht darin, eine Lieferliste zu erstellen. Dies ist eine Liste aller Punkte, die dem Kunden zustehen, und der spezifischen Maßnahmen, die erforderlich sind, um jede Leistung zu erfüllen. Ein Kundenauftrag könnte beispielsweise darin bestehen, ein Eingangsschild für einen Einzelhandelsstandort zu produzieren. Um dies zu erreichen, muss das Schild entworfen, Materialien beschafft und bestellt, produziert, die Qualität überprüft und das Schild versandt und/oder installiert werden. Der Beschaffungsspezialist kann keine Materialien bestellen, bis der Designer das Schild entworfen hat, und wenn einer dieser Schritte nicht termingerecht abgeschlossen wird, kann der Installateur den Fälligkeitstermin nicht einhalten.
Die Zuweisung von Aufgaben ist für den Prozess sehr wichtig, daher sollten die Besprechungsnotizen für ein Kickoff-Meeting eine Liste mit Aktionspunkten, Fälligkeitsdaten und Verantwortlichen enthalten. Wenn eine Partei ein Problem mit den Fälligkeitsdaten, Spezifikationen oder Preisen hat, ist das Kickoff-Meeting der richtige Zeitpunkt, um es zur Sprache zu bringen. Dieses Treffen bietet allen Beteiligten ein offenes Forum, um sicherzustellen, dass sie das bekommen, was sie brauchen, um ein erfolgreiches Projekt zu produzieren.