Katastrophenszenarien sind dokumentierte hypothetische Situationen, die den Betrieb oder möglicherweise sogar das Überleben eines Unternehmens bedrohen können. Als Teil eines vollständigen Katastrophenplans bieten Katastrophenszenarien und die begleitenden Schritte zur Wiederherstellung die Möglichkeit, den normalen Betrieb nach einem größeren Problem wiederherzustellen. Dieses komplette Katastrophen-Kit stellt ein sehr wichtiges Dokument im Business Continuity-Prozess dar, der manchmal auch als Krisenmanagement bezeichnet wird.
Die meisten Unternehmen könnten theoretisch auf eine beliebige Anzahl spezifischer Katastrophenszenarien stoßen. Da es oft unmöglich ist, für alle Eventualitäten zu planen, kann es notwendig sein, eine Analyse sowohl großer als auch kleiner potenzieller Katastrophen durchzuführen. Eine Schlüsselaktivität in der Katastrophenvorsorge ist die Auswahl der einzelnen Szenarien, die vollständig dokumentiert und mit einem Notfallplan vorbereitet werden sollten, der bei Bedarf durchgeführt werden kann. Oft beginnt die Planung der Geschäftskontinuität mit einer umfangreichen Liste möglicher Bedrohungen für das Geschäft.
Während eine vollständige Liste potenzieller Katastrophensituationen sehr lang sein kann, können Vertreter des Unternehmens dann eine Teilmenge aus dieser „Bedrohungsliste“ auswählen. Die Untergruppe der Bedrohungen kann teilweise auf der Grundlage ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit ausgewählt werden. Eine weitere wichtige Überlegung kann sein, ob das Unternehmen bereit und in der Lage ist, Ressourcen zuzuweisen, um das Risiko der Bedrohung zu mindern und in die Wiederherstellung zu investieren, falls sie eintreten sollte. Die endgültig ausgewählte Teilmenge von Bedrohungen kann dann verwendet werden, um detaillierte Katastrophenszenarien für jede ausgewählte Bedrohung zu dokumentieren.
Ein vollständig dokumentiertes Katastrophenszenario enthält normalerweise die Details der Auswirkungen auf das Unternehmen, wenn die Katastrophe eintritt. Geschäftsfunktionen können zusammen mit einer Bewertung der Auswirkungen aufgeführt werden, die diese besondere Katastrophe in jedem Bereich wahrscheinlich haben wird. Darüber hinaus kann das Business Continuity Team eine Liste dokumentieren, aus der hervorgeht, welche Geschäftsfunktionen nach Möglichkeit zuerst wiederhergestellt werden sollten, um die Auswirkungen der Katastrophe auf wichtige Geschäftsfunktionen zu minimieren.
Katastrophenszenarien können verwendet werden, um Tests zu erstellen, mit denen das Unternehmen und seine Mitarbeiter auf potenzielle Katastrophen vorbereitet werden können. Ein solcher Test, auch als Katastrophenübung bezeichnet, kann vom Business Continuity Team oder von anderen Personen in der Organisation entweder als regelmäßige oder einmalige Übung durchgeführt werden. Neben den Tests können regelmäßige Audits des Business-Continuity-Plans und jedes einzelnen Katastrophenszenarios als wichtig erachtet werden.