Best Practices für die Beschaffung sind Strategien, die bei Kaufentscheidungen des Unternehmens befolgt werden können. Zu diesen Praktiken können der Aufbau von Lieferantenbeziehungen, teambasierte Beschaffungsansätze und der ordnungsgemäße Einsatz von Technologie oder E-Procurement gehören. Die Implementierung von Best Practices für die Beschaffung kann die Effektivität von Einkaufsentscheidungen erheblich verbessern.
Eine der wichtigsten Best Practices für die Beschaffung kann die Verbesserung der Beziehung zwischen Käufern und Lieferanten sein. Die Auswahl eines Lieferanten ausschließlich auf der Grundlage wettbewerbsfähiger Preise wird oft als kurzsichtig angesehen und kann ineffektiv sein. Eine alternative Beschaffungspraxis ist der Einsatz von Lieferanten, die zuverlässige Produkte zu fairen Preisen anbieten.
Der Aufbau einer langfristigen Beziehung zu einem zuverlässigen Lieferanten kann zu einem besseren Kundenservice führen und sich im Laufe der Zeit als kostengünstiger erweisen. Ständig wechselnde Lieferanten auf der Suche nach dem niedrigsten Preis können aus einer Reihe von Gründen schädlich für ein Unternehmen sein. Ein regelmäßiger Lieferantenwechsel kann sogar zu einem weniger zuverlässigen Service führen, der bei Terminüberschreitungen oder unzufriedenen Kunden am Ende teurer werden kann. Außerdem bleiben einige Anbieter mit niedrigeren Preisen möglicherweise nicht so lange im Geschäft, sodass das Risiko eines erneuten Lieferantenwechsels hoch ist. Der Aufbau einer Beziehung zu einem festen Lieferanten kann dazu beitragen, eine respektvolle Geschäftsvereinbarung aufzubauen, und der Lieferant wird das stabile Geschäft wahrscheinlich eher schätzen und bei Bedarf Zugeständnisse machen.
Eine weitere Best Practice im Einkauf besteht darin, eine ganze Abteilung in irgendeiner Weise für die Beschaffung verantwortlich zu machen. Eine stärkere Teamarbeit bei Beschaffungspraktiken kann die Unternehmensmoral steigern und strategische Einkaufsansätze verbessern. Einige Praktiken beinhalten die Benennung eines Vertreters jeder Abteilung, der in einem Beschaffungsausschuss sitzt, der sich regelmäßig mit der Beschaffungsabteilung berät.
Eine der am häufigsten diskutierten Best Practices für die Beschaffung ist der Einsatz von E-Procurement. E-Procurement ist ein elektronisches Verfahren zum Einkauf von Waren und Dienstleistungen. Unternehmen, die E-Procurement-Software kaufen, können Zahlungen für Produkte und Dienstleistungen online erhalten.
E-Procurement gilt als bewährtes Verfahren, da es die Gemeinkosten senken kann, indem die Kosten für Einkäufer entfallen. Diese Software ermöglicht auch eine einfachere Online-Kontaktaufnahme mit Kunden und hilft, die Kosten für den Massenversand zu reduzieren. Die Bereitstellung von Online-Käufen verleiht einem Unternehmen auch mehr Aufmerksamkeit und macht ein Unternehmen einem größeren Kundenstamm zugänglicher. E-Procurement-Software kann auch bei der Organisation von Abrechnungen, Gewinn- und Verlustrechnungen und anderen Finanzunterlagen helfen. Allein durch diese Funktion können die Mehrkosten eines regulären Buchhalters eingespart werden. Der Kauf von E-Procurement-Software kann die effektivste Methode sein, um Kosten zu senken und gleichzeitig die Geschäftseffizienz und Kommunikation zu verbessern.