Gehaltsabrechnungsberichte sind Dokumente, die aus Buchhaltungsunterlagen generiert werden, die mit der Gehaltsabrechnung eines Unternehmens oder einer Firma zu tun haben. Die Berichte sind normalerweise so strukturiert, dass sie alle Abrechnungstransaktionen für einen bestimmten Zeitraum berücksichtigen. Sie können einen einzelnen Abrechnungszeitraum abdecken oder für längere Zeiträume relevante Daten enthalten, beispielsweise eine vierteljährliche oder jährliche Gehaltsabrechnung.
Es gibt mehrere Schlüsselkomponenten, die Teil der grundlegenden Gehaltsabrechnungsberichte sind. Grundlage für den Bericht sind die Löhne und Gehälter der im genannten Zeitraum im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter. Diese Berichte enthalten neben Bruttozahlen für Gehalt und Löhne auch den Nettolohnbetrag, der dem Mitarbeiter gewährt wird.
Neben Gehalt oder Löhnen werden in Lohnabrechnungen auch alle Arten von Einbehaltungsaktivitäten aufgeschlüsselt. Die Quellensteuern enthalten Angaben zur Höhe der vom Arbeitgeber einbehaltenen Steuern zur Weiterleitung an lokale und nationale Steuerbehörden. Für den Fall, dass es ein nationales Programm zur finanziellen Sicherheit gibt, wie beispielsweise das Sozialversicherungsprogramm der Vereinigten Staaten, behalten Arbeitgeber auch einen berechneten Betrag ein und leiten die Gelder an die entsprechende Agentur weiter.
Gehaltsabrechnungsberichte spiegeln auch andere Arten von Einbehaltungen wider. Beispiele für diese anderen Formen der Einbehaltung sind freiwillige Beiträge zu Rentenprogrammen, Lohnabzüge im Zusammenhang mit Pfändungen oder einbehaltene Prämien für die gesamte oder einen Teil der Krankenversicherung des Arbeitgebers. Der Gesamtbetrag der Einbehalte und des an den Arbeitnehmer ausgezahlten Nettoeinkommens entspricht dem für den genannten Zeitraum aufgeführten Bruttoeinkommen.
Während sich ein Großteil der Details dieser Berichte auf die Verteilung von Löhnen und Gehältern konzentriert, enthält ein typischer Bericht auch Informationen zu den vom Arbeitgeber gezahlten Steuern. In vielen Ländern sind die Arbeitgeber für die Zahlung von Steuern zusätzlich zu den vom Arbeitnehmer einbehaltenen Steuern verantwortlich. Umfangreiche Gehaltsabrechnungen enthalten sowohl Informationen über die kumulierte Summe der während der Periode gezahlten Arbeitgebersteuern als auch eine Aufschlüsselung der Steuerbelastung auf einen bestimmten Betrag pro Arbeitnehmer.
Wurden Gehaltsabrechnungen früher manuell erstellt, verwenden viele Unternehmen heute eine Software, die alle relevanten Daten schnell analysiert und die Informationen in nützliche Formate bringt. Die meisten Finanzsoftware stellt Vorlagen bereit, mit denen Gehaltsabrechnungsberichte erstellt werden können.